Event Management hay còn gọi là tổ chức sự kiện và quản lý sự kiện là một quá trình bao gồm các công việc liên quan đến thiết kế, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các sự kiện. Chắc hẳn nó không còn là từ khóa xa lạ đối với mọi người nữa, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp và những người làm trong ngành tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể hiểu hết được ý nghĩa cũng như công việc chính của nghề tổ chức sự kiện. Bởi vì trong các sự kiện, các chức danh công việc cũng đa dạng và phong phú như các dịch vụ được cung cấp và thường rất khó để phân biệt chúng với nhau.
Event Management là gì? Họ làm việc như thế nào? Tại sao cần tổ chức sự kiện?… chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp hàng loạt câu hỏi về tổ chức sự kiện qua bài viết dưới đây. Hãy xem đến cuối để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào nhé!
Event Management là gì?
Event management dịch theo tiếng việt có nghĩa là quản lý sự kiện. Event Manager là người giám sát tất cả các khâu hậu cần quan trọng của một sự kiện, có thể là hội nghị, hội thảo, đám cưới, khai trương, khánh thành, sinh nhật,… hay bất kỳ buổi họp mặt có tổ chức nào khác. Bám sát kế hoạch để truyền tải đến người tham dự sự kiện các thông điệp truyền thông theo yêu cầu của đối tượng mục tiêu.
Người quản lý sự kiện sẽ thực hiện kế hoạch sự kiện bằng cách quản lý nhân viên, tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp, khách hàng, lên lịch trình, có tính đến các yếu tố liên quan đến sự kiện, sự kiện, ý tưởng và ý tưởng, tổ chức theo thời gian và địa điểm đã định trước.
Công việc của Event Management
Tùy thuộc vào phạm vi của mỗi sự kiện, trách nhiệm công việc của người quản lý sự kiện có thể khác nhau. Về cơ bản, người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm điều phối tất cả các hoạt động hậu cần cần thiết cho một sự kiện, chẳng hạn như:
- Liên hệ với khách hàng để tìm hiểu các yêu cầu cụ thể, chi tiết và chính xác của sự kiện mà họ muốn tổ chức.
- Chủ động đưa ra các đề xuất chi tiết cho sự kiện như: thời gian, địa điểm, nhà cung cấp, nhân sự và kinh phí dự kiến.
- Tìm và chọn một địa điểm phù hợp với quy mô và số lượng người tham gia.
- Nghiên cứu và phối hợp với các nhà cung cấp và nhà thầu phụ bên ngoài. Công tác về giá và kế hoạch thực hiện công việc.
- Yêu cầu các ủy quyền cần thiết khi tổ chức sự kiện.
- Quản lý và điều phối tất cả các nhà thầu và nhân viên hậu cần sự kiện.
- Quản lý tất cả các kế hoạch trước sự kiện. Truyền đạt những thông tin cần thiết đến diễn giả, đại biểu, khách mời trước sự kiện.
- Điều phối các công việc hậu cần đầu vào của sự kiện như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu, lắp đặt nội thất trong phòng, v.v.
Event Manager là người giám sát, đảm bảo chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ
- Xây dựng kế hoạch dự phòng, giải quyết sự cố, xử trí các tình huống có thể xảy ra trước, trong và sau sự kiện.
- Luôn đảm bảo rằng mọi hoạt động trong sự kiện diễn ra suôn sẻ và nằm trong ngân sách hiện có.
- Liên lạc với các cơ quan truyền thông và các nhà tài trợ để đảm bảo chiến dịch tiếp thị diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Sắp xếp cơ sở vật chất, chỉ định chỗ đậu xe cho khách, điều tiết giao thông, đảm bảo an toàn và sức khỏe cho tất cả khách tham dự sự kiện.
- Giám sát việc thi công và tháo dỡ sau sự kiện để đảm bảo chúng được tiến hành nhanh chóng và hiệu quả.
- Làm việc, giao dịch và nhận phản hồi của khách hàng sau khi sự kiện kết thúc.
- Đánh giá và góp ý với đội ngũ chương trình, nhân sự để rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.
Tầm quan trọng của Event Management
Quản lý sự kiện đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào. Từ các sự kiện lớn, vừa và nhỏ, muốn sự kiện diễn ra thành công đều phải có sự góp mặt của ban quản lý sự kiện. Vì họ là những người theo sát chương trình từ những khâu đầu tiên là lên kế hoạch tổ chức cho đến những khâu cuối cùng khi kết thúc sự kiện.
Yếu tố để trở thành Event Manager
Giống như bất kỳ vị trí nào khác trong quản lý sự kiện, quản lý sự kiện đòi hỏi nhiều kỹ năng tổ chức chuyên biệt để có thể đảm bảo một sự kiện thành công. Để trở thành một nhà quản lý sự kiện chuyên nghiệp, bạn phải đáp ứng những điều cơ bản sau:
- Sức khỏe tốt, sức chịu đựng.
- Có niềm đam mê với công việc.
- Khả năng đa nhiệm và kết hợp nhiều phần với nhau.
- Khả năng tổ chức và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
- Quản lý sự kiện yêu cầu nhìn thấy tầm nhìn của sự kiện thông qua việc thực hiện nó. Có thể ưu tiên và duy trì công việc hiệu quả, theo kế hoạch.
- Người quản lý phải thể hiện tính kiên trì, nhẫn nại, sáng tạo và linh hoạt trong mọi tình huống.
- Ngoài ra, quản lý sự kiện là một yếu tố quan trọng và liên quan đến việc quản lý không chỉ các chức năng, mà còn quản lý các nhóm người. Tương tác với các cá nhân ở mọi cấp độ của sự kiện là một phần của công việc. Do đó, kỹ năng giao tiếp cũng rất quan trọng. Cần học cách giao tiếp, truyền tải thông tin cũng như làm việc theo nhóm để đảm bảo có thể kết nối tất cả nhân viên và nhóm chương trình.
Sự khác biệt giữa Event Management với Event Planning
Mặc dù có liên quan rất chặt chẽ, quản lý sự kiện và lập kế hoạch sự kiện thực hiện hai chức năng khác nhau. Việc xác định hai chức năng này rất khó vì chúng không chỉ liên quan mật thiết với nhau mà trách nhiệm thường chồng chéo lên nhau. Tóm lại, các nhà hoạch định sự kiện tạo ra tầm nhìn và nhiều kế hoạch sơ bộ cho một sự kiện, trong khi các nhà quản lý vạch ra các chi tiết trước và trong sự kiện.
Người quản lý sự kiện cũng có thể lập kế hoạch cho các khía cạnh của sự kiện và người lập kế hoạch sự kiện có thể quản lý một số thành phần của quy trình lập kế hoạch sự kiện. Hai người làm việc cạnh nhau và trách nhiệm của họ có thể chồng lên nhau. Nhiều người có thể hoàn thành cả hai vai trò, đặc biệt nếu họ điều hành doanh nghiệp của riêng mình hoặc làm việc trong một công ty tổ chức sự kiện nhỏ. Tuy nhiên, việc đào tạo và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí có phần khác nhau.
Trên đây bạn sẽ tìm thấy tất cả những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện mà các chuyên gia của chúng tôi đã tổng hợp giúp bạn tham khảo và có cái nhìn sâu sắc nhất về ngành tổ chức sự kiện cũng như công tác quản lý của sự kiện. Tôi hy vọng những thông tin này sẽ giúp định hướng cho bạn và giúp bạn phát triển hơn khi muốn theo ngành tổ chức sự kiện .
