Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Các Kỹ Năng Cần Có

Tổ chức sự kiện đang là một trong những ngành hot nhất hiện nay và được đông đảo các bạn trẻ năng động yêu thích và theo đuổi. Nếu bạn là một người năng động và sáng tạo, thích đi dự tiệc. Nếu bạn là một người tự tin và linh hoạt, bạn không thích làm việc trong một môi trường gò bó. Nhân viên tổ chức sự kiện là công việc dành cho bạn.

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện là người chịu trách nhiệm xử lý hậu cần tại các sự kiện. Họ sẽ phụ trách các công việc như lên ý tưởng, viết kịch bản, điều phối và giám sát chương trình để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Bản thân việc tổ chức sự kiện cần có sự tương tác giữa mọi người với nhau, vì vậy nhân viên tổ chức sự kiện thường cực kỳ năng động và có kỹ năng giao tiếp tốt. Đặc biệt là sự sáng tạo và nhạy bén. Ngoài ra, kiến thức chuyên môn, khả năng tổ chức, làm việc nhóm, khả năng chịu áp lực, tâm lý và thái độ làm việc cũng rất cần thiết đối với nhân sự sự kiện.

Bản chất công việc của event planner là được hoạt động trong không gian thoải mái, gặp gỡ nhiều người, thậm chí phải thường xuyên di chuyển, thoát khỏi môi trường làm việc gò bó như các công việc văn phòng. Vì vậy, nghề này vẫn được các bạn trẻ yêu thích và ngày càng có nhiều người lựa chọn theo đuổi nghề này.

Kỹ năng cần có để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện

Điều khiến các nhà tổ chức sự kiện trở nên đặc biệt là họ biết tất cả và làm được tất cả. Không nên quá tập trung vào chuyên môn ở một khâu nào đó mà phải am hiểu tất cả các công việc trong sự kiện. Ví dụ như quản lý nhân sự (MC, ca sĩ, PG, nhóm nhảy,…); Hiểu biết về âm thanh, ánh sáng, giải trí nghệ thuật, v.v. Bạn càng biết nhiều, bạn càng giảm thiểu rủi ro trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Với tính chất công việc đan xen giữa dịch vụ và truyền thông, quảng cáo, vị trí này thường bận rộn hơn các bộ phận khác trong phòng marketing và đòi hỏi người tổ chức phải có những kỹ năng nhất định để có thể thuần thục toàn bộ quá trình chuẩn bị cho sự kiện.

Để trở thành một Event planner chuyên nghiệp, bạn phải đáp ứng được những yêu cầu sau và sở hữu một số kỹ năng cần thiết:

• Khỏe mạnh, năng động, nhiệt tình,…
• Kỹ năng tổ chức sáng tạo, lên ý tưởng, concept chương trình.
• Tốt kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản. Thái độ thân thiện và khéo léo.
• Sự nghiêm ngặt và chú ý đến chi tiết,
• Nhiệt tình, không ngại khó, linh hoạt trong mọi môi trường, hoàn cảnh.
• Có kỹ năng viết kịch bản và đề xuất, checklist công việc hợp lý, khoa học.
• Kỹ năng làm việc nhóm tốt
• Khả năng làm việc chuyên nghiệp dưới áp lực.
• Khả năng giải quyết vấn đề tốt, phản ứng nhanh.
• Kỹ năng quản lý tài chính tốt
• Khả năng tổ chức công việc tốt.
• Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện một cách bài bản.

Công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên sự kiện có trách nhiệm làm việc dưới sự chỉ đạo của quản lý, quản lý đa dạng các công việc từ tiếp nhận ý tưởng đến lập kế hoạch, tiến hành và thực hiện, giám sát sự kiện. . Trách nhiệm chính của người tổ chức sự kiện bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng hoặc các bộ phận công ty để đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện phù hợp.
• Xác định đối tượng và số lượng khách mời tham dự sự kiện.
• Nghiên cứu đối tượng và mục tiêu để đưa ra ý tưởng và khái niệm cho sự kiện.
• Đánh giá tầm quan trọng của sự kiện, đề xuất các thủ tục chuẩn bị cho sự kiện.
• Lập kế hoạch sự kiện, ước tính chi phí và báo cáo dự báo ngân sách.
• Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết
• Tìm và thuê địa điểm phù hợp.
• Triển khai kế hoạch, thực hiện các công việc phải chuẩn bị trước sự kiện như thiết kế các ấn phẩm cho sự kiện, liên hệ nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí, v.v.
• Trước sự kiện, triển khai thi công lắp đặt sân khấu, hội trường, sắp xếp bàn ghế cho khách mời, trang trí không gian tiệc, chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng… sử dụng tại sự kiện.
• Đảm bảo xác định và sắp xếp chỗ ngồi hợp lý cho khách và nhân viên.
• Đảm bảo tiến độ thi công các hạng mục theo đúng kế hoạch.
• Đảm nhận vai trò đón khách trong một số trường hợp nhất định.
• Dẫn dắt, hỗ trợ phục vụ đồ ăn thức uống, quà tặng cho khách tham dự sự kiện.
• Phân phối, cung cấp thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.
• Kiểm tra, theo dõi và giám sát các hoạt động trước, trong và sau sự kiện.
• Đưa ra các phương án dự phòng, backup nếu các tình huống phát sinh trong sự kiện.
• Sau khi sự kiện kết thúc, hãy theo dõi và làm việc với đội thi công, tháo dỡ thiết bị và quyết toán chi phí sự kiện.
• Báo cáo kết quả công việc cho cấp trên.

Cơ hội việc làm cho các nhà tổ chức sự kiện

Hiện nay, ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, từ các sự kiện thể thao quốc tế, sự kiện âm nhạc cho đến các sự kiện quảng bá, sự kiện doanh nghiệp. Tất cả những sự kiện này đều cần đến những chuyên gia tổ chức sự kiện tài năng để vận hành. Vì vậy, đây là cơ hội tốt giúp các bạn trẻ có đam mê học hỏi và phát triển, trau dồi bản thân để trở thành một người chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Nhân viên tổ chức sự kiện có thể là nhân viên chuyên tổ chức các sự kiện truyền thông trong công ty hoặc làm việc tại các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện (đại lý).

Nhân viên tổ chức sự kiện có nhiều cơ hội phát triển thông qua khả năng phát triển từ một tổ chức nhỏ thành một tổ chức lớn hơn hoặc chuyển đổi giữa công việc bán thời gian và toàn thời gian. Chỉ cần bạn có kiến thức và kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, bạn có thể làm việc ở bất kỳ công ty nào. Thậm chí, theo thời gian, kinh nghiệm và các mối quan hệ, bạn có thể làm tư vấn độc lập hoặc tự mở doanh nghiệp chịu trách nhiệm về việc đó.

Mức lương trung bình của nhân viên tổ chức sự kiện

Đặc thù doanh thu của ngành tổ chức sự kiện không chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm, mà còn ảnh hưởng theo mùa vụ (đặc biệt là ở các trung tâm tiệc cưới), đối tượng khách hàng cụ thể và tất nhiên, năng lực thực tế của bạn cũng quyết định rất nhiều.

Tại Việt Nam, những nhân viên tổ chức sự kiện mới vào nghề sẽ có mức lương khởi điểm từ 4.000.000 đến 6.000.000 VNĐ/tháng. Sau khi làm việc, kinh nghiệm của bạn tăng lên thì mức lương cũng sẽ tăng lên từ 8.000.000 đến 10.000.000 VNĐ hoặc cao nhất là 20.000.000 VNĐ/tháng.

Cơ hội thăng tiến trong ngành tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào khả năng làm việc với khách hàng, lập kế hoạch, liên hệ với các đơn vị đối tác và quản lý của bạn. Thông thường sau khoảng 5 năm kinh nghiệm trong nghề bạn có thể đảm nhận vị trí quản lý hoặc trưởng bộ phận sự kiện. Và tất nhiên, với những vị trí cao như vậy, thu nhập của bạn cũng sẽ tăng lên rất nhiều, có thể lên đến hàng chục trăm triệu.