Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Tầm Quan Trọng Của Việc Tổ Chức Sự Kiện

Dịch vụ tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực chiếm vị trí quan trọng trong ngành dịch vụ truyền thông – quảng cáo – giải trí. Đây cũng là một hoạt động rất được các doanh nghiệp tham gia và quan tâm, nhưng sự kiện này vẫn còn là một khía cạnh còn mới và chưa rõ ràng để hiểu.

Tại sao phải tổ chức sự kiện?

Tổ chức một sự kiện có nhiều lý do và lợi thế. Giúp nâng cao uy tín, quảng bá thương hiệu, tạo cơ hội giao lưu, kết nối với đối tác, khách hàng, tăng năng suất, sức mạnh thương mại và tạo ra những sự kiện thú vị, phong phú cho người tham gia sự kiện.

Tổ chức sự kiện cũng là cơ hội để truyền tải thông điệp và giá trị của công ty. Nhìn chung, tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu và vô cùng quan trọng trong chiến lược kinh doanh và quảng bá thương hiệu.

Các loại hình sự kiện

Tại Việt Nam, sự kiện bao trùm nhiều lĩnh vực trong đời sống. Vì vậy, các loại hình tổ chức sự kiện cũng rất đa dạng. Được phân loại theo mục đích, các sự kiện không nằm ngoài bốn loại sau:

• Sự kiện kỷ niệm : sự kiện lễ hội hoặc sự kiện xã hội với mục đích kỷ niệm.
• Sự kiện giáo dục: các sự kiện được tổ chức với mục đích đào tạo, phổ biến thông tin giáo dục.
• Sự kiện tiếp thị: các sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ.
• Sự kiện Tri ân: Là sự kiện nhằm tôn vinh, thể hiện sự trân trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể.

Để có cái nhìn rõ nét hơn về ngành tổ chức sự kiện, hãy cùng điểm qua một số loại hình sự kiện phổ biến hiện nay:

• Thông cáo báo chí : các hoạt động quan hệ công chúng liên quan đến thông cáo báo chí
• Activation event : các hoạt động kích hoạt thương hiệu, điển hình là sampling, hoạt động tại cửa hàng, trải nghiệm sản phẩm, roadshow
• Sự kiện kinh doanh : Sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Sự kiện công ty : Các sự kiện công ty như sinh nhật, sự kiện tri ân, lễ kỷ niệm cuối năm, v.v.
• Sự kiện thể thao : các sự kiện trong lĩnh vực thể thao như ngày hội thể thao của công ty, Thế vận hội, giải vô địch bóng đá thế giới FIFA, UEFA
• Sự kiện triển lãm : triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm như triển lãm Vietbuild, Vietnam Motor Show, v.v.
• Shopper Event : các sự kiện liên quan đến mua sắm như bán hàng giảm giá, các sự kiện bán hàng như trong siêu thị
• Sự kiện gây quỹ : các hoạt động gây quỹ từ thiện như chương trình từ thiện vì trẻ em vùng cao, chương trình Tết vì người nghèo
• Triển lãm : Các sự kiện triển lãm như Vietnam Expo
• Hội chợ thương mại : Đó là việc tổ chức các cuộc triển lãm
• Sự kiện bán hàng : Các sự kiện liên quan đến việc bán hàng hóa
• Sự kiện lễ hội (Festive Event) : Sự kiện lễ hội, lễ hội
• Live Concert/Performance : hòa nhạc, tiệc hòa nhạc, sự kiện trực tiếp như live show Bằng Kiều, live concert Anh Thơ 2022
• Sự kiện của chính phủ : Các sự kiện chính trị của cơ quan nhà nước như Đại hội toàn quốc lần thứ 13, định hướng lại chiến dịch phòng chống COVID-19
• Sự kiện giải trí : Các sự kiện và hoạt động nhằm mục đích giải trí
• Sự kiện điện ảnh : Các sự kiện điện ảnh như ra mắt phim “Cạm bẫy ngọt ngào”, phim hành động “578 Sài Gòn”
• Product Brand Event : Hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
• Event Show : Chương trình sự kiện
• Cuộc họp : Họp trực tuyến hoặc ngoại tuyến
• Seminar : Hội thảo chuyên đề
• Hội thảo : Các sự kiện chia sẻ kiến thức như: Gõ cửa Sen – Tour De Sen Bỏ qua để giàu có 2022
• Hội nghị : Hội thảo
• Quốc hội : Hội nghị
• Sự kiện văn hóa xã hội : Sự kiện văn hóa xã hội
• Sự kiện thể thao : các sự kiện thể thao (như cúp thế giới, trò chơi trên biển)
• Tiếp thị sự kiện : Các sự kiện cho mục đích tiếp thị và quảng cáo
• Sự kiện khuyến mại : Sự kiện xúc tiến thương mại
• Ra mắt thương hiệu và sản phẩm : Sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Mục tiêu tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện lấy mục tiêu là những giá trị và kết quả mà công ty, đơn vị tổ chức mong muốn đạt được sau đó. Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện là:

• Gửi tin nhắn thương mại của bạn đến đối tượng mục tiêu của bạn. Đồng thời hỗ trợ các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của chủ đầu tư.
• Một sự kiện tốt sẽ giúp nâng cao giá trị và độ nhận biết thương hiệu của công ty.
• Phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông bên ngoài và bên trong sự kiện để chạm đến cảm xúc của người tham dự sự kiện và khách hàng doanh nghiệp.
• Tăng tính kết nối giữa khách hàng với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường doanh nghiệp.

Tùy theo ý tưởng, sự sáng tạo, kế hoạch, lựa chọn phương án thực hiện và năng lực thực hiện của đơn vị tổ chức mà sẽ có những mục tiêu, loại hình sự kiện khác nhau.

Vai trò của người tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động quan hệ công chúng, marketing, gia tăng lượng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu của công ty. Đôi khi sẽ tổ chức sự kiện sale hoặc hội họp, party, sinh nhật, gala dinner. Việc tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu nhằm thu hút sự chú ý của công chúng, đối tượng mục tiêu mà sự kiện muốn hướng tới.

Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ . Nó đến ngay sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Các doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện chủ yếu để đánh bóng thương hiệu sản phẩm, dịch vụ của mình. Nhờ đó, tiếp cận khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại, nếu thất bại sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Đọc bài viết sau để hiểu rõ hơn về vai trò của người tổ chức sự kiện:

Quy trình tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện thường có nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Do đó, quy trình tổ chức sự kiện của mỗi chương trình là không giống nhau. Sự kiện nào cũng cần có kế hoạch rõ ràng và lên ý tưởng kịch bản chương trình (proposal) để từ đó triển khai quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất có thể.

Nhìn chung, quy trình tổ chức một sự kiện sẽ được chia thành các bước như sau:

Giai đoạn trước bắt đầu tổ chức sự kiện

• Các công ty tổ chức sự kiện cần lấy thông tin từ các công ty về loại sự kiện mà họ muốn tổ chức.
• Tìm kiếm các yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự kiện như: mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố bên ngoài.
• Xây dựng kịch bản ý tưởng và kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian, quy trình tổ chức, quản lý tiến độ chuẩn bị cũng như phương thức phối hợp, làm việc giữa công ty và bộ phận kinh doanh sự kiện.
• Sử dụng kinh nghiệm và chuyên môn của mình, vai trò và công việc của công ty tổ chức sự kiện là đưa ra các kế hoạch dự phòng để đảm bảo rằng việc tổ chức sự kiện giảm thiểu rủi ro.
• Phân định rõ ràng vai trò và thống nhất nhiệm vụ giữa doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện.
• Thiết kế các ấn phẩm, gửi thư mời cho khách hàng doanh nghiệp hoặc khách hàng tham dự sự kiện.
• Cân đối thời gian và triển khai truyền thông quảng bá sự kiện của bạn.
• Vận chuyển, lắp đặt, trang trí sự kiện và tổng dợt trước đêm diễn.

Giai đoạn triển khai sự kiện

• Tổ chức tiệc chiêu đãi và khai mạc sự kiện.
• Tổ chức và quản lý các hoạt động chính của sự kiện.
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong suốt sự kiện.
• Tổ chức ăn ở và vận chuyển trong thời gian diễn ra sự kiện.
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
• Nhân viên hậu cần chuẩn bị hậu trường.

Kết thúc sự kiện

Sau sự kiện, chúng tôi sẽ tiếp tục làm việc để giải quyết các vấn đề sau:

• Hoạt hình và quảng bá các sự kiện.
• Liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện bổ sung.
• Quản lý tài chính khi tổ chức sự kiện.
• Chăm sóc khách hàng và người tham dự sự kiện.
• Đánh giá và rút kinh nghiệm cho các chương trình sau.

Yếu tố để trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi ngành nghề có những yêu cầu khác nhau. Đối với ngành event, nghề này lại càng đòi hỏi người theo đuổi phải có hiểu biết về kỹ năng đặc thù tổ chức sự kiện và phải rèn luyện, nâng cao nghiệp vụ mỗi ngày và rèn kỹ năng event để phù hợp với sự thay đổi của thời đại.

Các yếu tố để trở thành một tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là:

Kiến thức ngành

Để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có kiến thức rất rộng về các ngành nghề trong các lĩnh vực khác nhau. Dù ở quy mô nào thì cũng đòi hỏi sự hiểu biết và chuyên môn nhất định để có thể dễ dàng nắm bắt yêu cầu và xử lý thông tin của khách hàng một cách tốt nhất, tránh lạc đề hoặc dẫn đến những thao tác rườm rà, không cần thiết.

Kỹ năng bao quát, tỉ mỉ chi tiết

Khả năng bao quát quá trình sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với một người trong ngành. Người làm sự kiện cần đặt mình vào vị trí của người tham dự, nhìn từ mọi góc độ để hiểu chuyện gì đang xảy ra và xử trí tình huống kịp thời, hiệu quả.

Bên cạnh khả năng khái quát cũng cần có những cái nhìn tỉ mỉ, cụ thể bởi dù chỉ một chút sơ suất trong sự kiện cũng sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường. Bởi vì một sự kiện ảnh hưởng đến nhiều người theo những cách khác nhau. Người tổ chức sự kiện phải lường trước những rủi ro và có kế hoạch để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Sáng tạo và nhanh nhẹn

Là một nhà tổ chức sự kiện, “đạo đức nghề nghiệp” đòi hỏi bạn phải liên tục đưa ra những ý tưởng mới cho khách hàng. Công việc này vừa dễ vừa khó, bởi bạn phải nắm được thông tin Insight của khách hàng thì mới có thể mang đến điều mình mong muốn: ý nghĩa, thông điệp mà sự kiện mang lại. Vì vậy, nó đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhạy của những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Kinh nghiệm thực tế

Kiến thức là yếu tố cần nhưng không bao giờ là yếu tố đủ. Có hàng trăm loại hình sự kiện khác nhau và mỗi sự kiện lại có những đặc điểm riêng nên việc trang bị những kiến thức tổ chức sự kiện thực tế là vô cùng quan trọng.

Tại sao doanh nghiệp nên chọn những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Nhiều doanh nghiệp, cá nhân muốn tự tổ chức sự kiện vì nghĩ sẽ tiết kiệm chi phí . Tuy nhiên, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng đúng. Có nhiều lý do khiến bạn nên tìm đến và lựa chọn dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: