Đêm nhạc là một trong những sự kiện âm nhạc quy mô lớn thu hút sự quan tâm của nhiều người, đặc biệt là giới trẻ. Thời gian gần đây, hình thức tổ chức live concert ngày càng được các công ty và giới truyền thông ưa chuộng và đầu tư. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện tầm cỡ như vậy không phải là điều dễ dàng. Để có thể viết được một kế hoạch tổ chức và một kịch bản đại nhạc hội hay thì người phụ trách và đơn vị tổ chức phải nắm được quy trình cũng như ý nghĩa của đại nhạc hội.
Concert là gì?
Một buổi hòa nhạc chỉ đơn giản là một sự kiện diễn ra trực tiếp trước một lượng lớn khán giả từ hàng trăm đến hàng nghìn người. Các buổi hòa nhạc có thể được thực hiện bởi một nghệ sĩ duy nhất hoặc bởi một nhóm hoặc hội gồm các ca sĩ hoặc nhóm nổi tiếng.
Phạm vi và quy mô của sự kiện này rất khác nhau tùy thuộc vào đối tượng và nội dung chương trình. Các buổi hòa nhạc thường được tổ chức ở những địa điểm có sức chứa lớn như nhà hát đặc biệt, sân vận động, trung tâm giải trí, v.v.
Quy trình từng bước tổ chức live concert
Để một chương trình hay liveshow diễn ra thành công và hiệu quả, chúng ta cần phải lên một kế hoạch cụ thể, phân chia từng bài học và thực hiện theo quy trình như sau:
Xác định loại sự kiện
Bước đầu tiên bạn cần thực hiện khi tổ chức một buổi hòa nhạc trực tiếp là xác định loại sự kiện bạn muốn tổ chức và thể loại mà buổi hòa nhạc của bạn sẽ được tổ chức. Bạn có thể xác định dựa vào mục đích tổ chức buổi biểu diễn hoặc dựa vào đối tượng khán giả muốn hướng đến để đưa ra loại hình buổi biểu diễn phù hợp. Chẳng hạn, đối tượng hướng tới là khán giả trẻ, sẽ tổ chức những đêm nhạc sôi động, có nhiều yếu tố bất ngờ. Nếu khán giả là người lớn tuổi, biết nghệ thuật thì tổ chức hòa nhạc,…
Xác định mục đích và hình thức tổ chức giúp bạn đánh giá tổng thể chương trình để từ đó xây dựng kế hoạch và chuẩn bị hành trang phù hợp.
Xác định dự toán ngân sách
Sau khi xác định đối tượng và chọn loại sự kiện bạn muốn. Bước tiếp theo bạn cần làm là xác định ngân sách dự kiến để chạy chương trình.
Live concert là sự kiện trực tiếp và việc tổ chức đòi hỏi nhiều nhân lực cũng như trang thiết bị hơn so với các sự kiện offline thông thường. Do đó, chi phí tổ chức một buổi biểu diễn không hề nhỏ. Cần sắp xếp, tính toán chi phí cho từng vị trí một cách chi tiết, rõ ràng để đảm bảo ngân sách được sử dụng hợp lý, tránh những chi phí không cần thiết và hơn hết là quyết định quy mô của liveshow.
Chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Bước thứ ba và cũng là một trong những bước quan trọng cho sự thành công của sự kiện đó là xác định thời gian và địa điểm tổ chức. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng thời gian và địa điểm của sự kiện phù hợp và phù hợp với ngân sách và chủ đề của chương trình.
Thông thường, nhắc đến đại nhạc hội, người ta thường nghĩ đến một sự kiện lớn, chắc chắn sẽ có rất nhiều khách mời và khán giả. Vì vậy, live concert thường được chọn tổ chức ở các sân vận động, nhà thi đấu, bãi biển, những địa điểm có khuôn viên rộng rãi.
Về thời gian, live concert thường diễn ra vào buổi chiều từ 15h đến 18h hoặc có những concert có thể kéo dài đến tối.
Xây dựng chủ đề và ý tưởng
Xây dựng chủ đề. Lên ý tưởng, ý tưởng chương trình cũng là một bước không thể thiếu trong quá trình tổ chức liveshow. Đây được coi là bước quan trọng nhất, quyết định việc tổ chức một buổi biểu diễn như thế nào và nó sẽ mang lại những hiệu quả gì cho sự kiện.
Khi bạn đã xác định rõ loại hình tổ chức, khán giả và địa điểm, việc xây dựng ý tưởng chương trình sẽ trở nên dễ dàng hơn. Có thể dựa vào các xu hướng, trào lưu hot hiện nay để sửa đổi, vận dụng và đưa vào concept của chương trình. Nó làm cho khán giả quan tâm hơn và tạo ấn tượng tốt hơn.
Viết kịch bản chi tiết
Đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và phù hợp với mục đích tổ chức. Bạn phải lên kịch bản, lịch trình chi tiết cho chương trình từ khâu lên ý tưởng, chuẩn bị vật tư, thi công đến dàn dựng. Trong kịch bản cần thể hiện rõ thời gian, thời lượng, nội dung của từng yếu tố trong chương trình để dễ dàng kiểm soát và theo sát diễn biến của sự kiện.
Ngoài ra, để sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian, bạn cần lập kịch bản chạy chương trình, kịch bản kỹ thuật và kịch bản cho MC (Mc script).
Triển khai công việc
Sau khi lên kế hoạch tổ chức và viết kịch bản chi tiết cũng như lên ý tưởng, concept cho chương trình, bước cuối cùng trong quy trình tổ chức liveshow là triển khai các công việc. Đây là bước chuẩn bị tốn nhiều thời gian nhất và phải được kiểm tra cẩn thận, chu đáo.
Một số công việc cần làm trước sự kiện: Thiết kế, thi công, dàn dựng, in ấn băng rôn, biểu ngữ, lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện, xin giấy phép tổ chức, liên hệ ca sĩ, nhóm nhảy, tổng duyệt chương trình,…
Những lưu ý khi tổ chức live concert
Do tính chất của sự kiện live concert là sự kiện trực tiếp và có khả năng thu hút, quy tụ hàng trăm đến hàng nghìn người tham dự. Do đó, có thể thấy quy mô của sự kiện đi kèm với sự gia tăng nguy cơ xảy ra sự cố trực tiếp. Vì vậy, để tránh những sự cố không đáng có và đảm bảo cho liveshow diễn ra suôn sẻ, ban tổ chức cũng như người chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện phải có sự chuẩn bị chu đáo và chu đáo.
Xây dựng kế hoạch chi tiết
Để sự kiện diễn ra thành công và tránh những sự cố không mong muốn khi tổ chức liveshow. Người chịu trách nhiệm cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và cụ thể từ giai đoạn chuẩn bị cho đến giai đoạn triển khai của tổ chức. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị các phương án dự phòng để dự phòng, tránh những rủi ro không đáng có khi bắt đầu chạy chương trình.
Quản lý rủi ro sự kiện
Trong bất kỳ buổi hòa nhạc trực tiếp nào, đều có những rủi ro. Các yếu tố như con người, thiết bị, thời tiết, môi trường, v.v. đều có khả năng gây ra sự cố trong sự kiện. Do đó, bên cạnh việc lên kế hoạch chi tiết, cũng cần chuẩn bị các biện pháp khắc phục kịp thời và các phương án dự phòng để dự phòng. Chủ động trong mọi tình huống để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và liên tục.
Xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp
Ban tổ chức chương trình là yếu tố không thể thiếu và đóng góp tới 50% quyết định thành bại của sự kiện. Một chương trình quy mô với ý tưởng hay, concept độc đáo, mới lạ. Nhưng một tổ chức và nhân sự không chuyên nghiệp sẽ không truyền tải được hết nội dung, ý đồ của sự kiện đến công chúng và chắc chắn không thể làm hài lòng công chúng. Do đó, bạn cần tính toán và lựa chọn nhân sự chương trình một cách cẩn thận và kỹ lưỡng. Nên lựa chọn nhân sự được đào tạo bài bản và có nhiều kinh nghiệm thực tế. Điều này nhằm đảm bảo rằng tất cả các yếu tố và kế hoạch của chương trình được thực hiện kỹ lưỡng và chuyên nghiệp. Và đảm bảo không có tình trạng không có người giải quyết nếu có sự cố xảy ra.
Giao lưu, tương tác với khán giả tham gia liveshow
Để quản lý một sự kiện có số lượng người lớn như live concert, người tổ chức phải có phương hướng, kế hoạch để có thể tương tác, giao tiếp với công chúng. Điều này giúp việc điều hướng và quản lý khán giả trong sự kiện trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Tránh các sự cố trong chương trình và đảm bảo an toàn cho tất cả khách mời và khán giả của sự kiện.
Đảm bảo hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống quản lý thông tin trực tiếp trong một buổi biểu diễn trực tiếp có thể giúp các nhà tổ chức sự kiện theo dõi toàn bộ sự kiện, diễn biến của sự kiện cũng như quản lý các hoạt động khác nhau của buổi biểu diễn. Việc phát hiện và đảm bảo của hệ thống quản lý thông tin giúp ban tổ chức quản lý nhanh chóng, ngăn ngừa các tình huống xấu xảy ra trong sự kiện.
Hi vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ hơn về concert là gì? quy trình và các bước để tổ chức một liveshow thành công.
