Hầu hết mọi người phàn nàn về cách các công ty tổ chức các cuộc họp.
- Mất quá nhiều thời gian của người tổ chức và người tham gia. Vì vậy, câu hỏi đặt ra là: tại sao có quá nhiều cuộc họp không cần thiết?
- Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc thiếu kế hoạch tổ chức. Để không bỏ sót chi tiết trong khâu tổ chức, cần lên kế hoạch chương trình họp….và phân công nhiệm vụ chính xác, rõ ràng cho từng nhân viên.
Xác định mục đích cuộc họp
- Khi tiến hành một cuộc họp, cần phải thấy ngay mục đích chính của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần gặp mặt.
- Vì vậy, trước tiên hãy quyết định bản chất của sự cần thiết của một cuộc họp.
- Vấn đề cần thảo luận là cốt lõi của cuộc họp, người chủ trì chủ yếu dựa vào yếu tố này để đưa ra kế hoạch cho cuộc họp.
- Cần phân bổ thời gian hợp lý cho từng câu hỏi và chú thích thời gian trong kế hoạch họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian thảo luận cho từng câu hỏi cụ thể.
- Các cuộc họp có mục đích rõ ràng sẽ khuyến khích người tham gia vì họ cần biết nội dung của cuộc họp.
- Mục tiêu này cũng sẽ giúp giữ cho cuộc họp tập trung. Thông thường các cuộc họp có một hoặc hai mục đích.
- Để thông báo hoặc quyết định một việc gì đó như tổ chức một sự kiện nào đó cho công ty.
- Cuộc thảo luận không phải là mục tiêu của cuộc họp, ví dụ: “để quyết định rằng việc định vị quảng cáo cho sản phẩm X là mục tiêu thực tế của cuộc họp.”
- Nó xác định mục tiêu và nêu rõ mục đích của cuộc họp, trong khi nếu mục đích là để thảo luận về việc tiếp thị sản phẩm.
- Một lần nữa, điều này có vẻ rất mơ hồ và có thể khiến mọi người thảo luận tản mạn thay vì hành động cụ thể.
Thời gian tổ chức cuộc họp
- Thời gian họp nên hợp lý để khách dự họp cảm thấy thoải mái.
- Ví dụ, các cuộc họp thông thường trong công ty thường được tổ chức vào cuối giờ làm việc. Các cuộc họp có số lượng người tham gia lớn nên cần đến dịch vụ tổ chức sự kiện thường diễn ra vào ngày chủ nhật.
- Độ dài của một cuộc họp phụ thuộc vào mục đích và chương trình nghị sự. Một cuộc họp trong công ty thường kéo dài từ 30 phút đến 2 tiếng.
- Nếu cuộc họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên nên có thời gian giải lao 10-15 phút.
Người tham dự
- Thành phần cuộc họp:
- Chủ tọa cuộc họp
- Người tham gia chính thức
- thư ký ghi âm
- Thành phần phục vụ cuộc họp và khách mời (nếu có)
- Xác định những người tham gia:
- Chọn đúng người để tham gia cuộc họp. Việc xác định ai nên tham dự một cuộc họp thường rất dễ dàng.
- Những người sau đây phải được đưa vào thành phần
- Người ra quyết định về các vấn đề liên quan, người có thể cung cấp thông tin đầu vào cần thiết cho cuộc họp.
- Những người quan tâm và sẵn sàng tham gia vào các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp, những người sẽ thực hiện các quyết định đưa ra tại cuộc họp.
- Việc xác định những người tham gia trở nên khó khăn khi mời những người từ các đơn vị khác hoặc các tổ chức bên ngoài tham dự.
- Chỉ mời những người bên ngoài nếu chuyên môn của họ giúp ích cho cuộc họp.
- Tuy nhiên, do sự có mặt của họ nên có những vấn đề nội bộ không tiện trao đổi tại cuộc họp.
- Khi mời lãnh đạo cấp cao đến họp, tránh để họ can thiệp quá nhiều vào cuộc họp.
Địa điểm
- Dự họp cũng là dịp để mọi người gặp nhau. Và để mọi người cảm thấy thoải mái, cần chú ý đến địa điểm dự kiến của cuộc họp.
- Chọn phòng đủ rộng cho số người tham dự cuộc họp. Nếu phòng quá lớn hoặc quá trang trọng hoặc quá nhỏ cũng ảnh hưởng đến sự tập trung của những người tham gia.
- Lưu ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào phút chót, vì điều này có thể làm hỏng cuộc họp.
Nội dung cuộc họp
- Xem xét toàn bộ các vấn đề liên quan đến cuộc họp như điều kiện khách quan, tình hình thực tế của tổ chức, các tài liệu liên quan đến cuộc họp.
- Cần chuẩn bị sẵn sàng để đưa ra nhiều phương án giải quyết vấn đề, phân tích rõ ràng ưu điểm của từng phương án.
- Lấy ý kiến, trao đổi trực tiếp với người có trách nhiệm hoặc có liên quan đến cuộc họp.
Hy vọng những chia sẽ về kế hoạch tổ chức cuộc họp này sẽ hữu ích với bạn!
