Với nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng lớn như hiện nay, việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện trở thành một trong những bước quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến 50% sự thành bại của một sự kiện.
Vậy đâu là kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng cho hầu hết các sự kiện? Hãy để chúng tôi giải đáp thắc mắc này qua bài viết dưới đây.
Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Hiểu rõ về sự kiện của mình
Không ai có thể ngay lập tức bắt tay vào lập kế hoạch tổ chức mà không có những dữ liệu cơ bản để hình thành một sự kiện.
Vì vậy, hãy xác định rõ những thông tin quan trọng nhất, hay đơn giản là những yếu tố cần thiết cho sự kiện của bạn, chẳng hạn:
- Thời gian tổ chức (ngày, tháng, năm, giờ)
- Địa điểm tổ chức sự kiện (trong nhà hoặc ngoài trời)
- Thành phần tham gia (số lượng, khách mời đặc biệt,…)
- Mục tiêu của sự kiện (lý do tổ chức sự kiện này)
- Loại sự kiện (marketing, nội bộ, lễ hội,…)
- Ngân sách cao nhất cho sự kiện
Khi những sự thật này rõ ràng, các bước tiếp theo trong kế hoạch sự kiện sẽ dễ dàng hơn nhiều. Kiểm soát mình, kiểm soát kẻ thù.
Định hình concept sự kiện
Hầu hết mọi người ngay lập tức bắt đầu nghĩ về nội dung chương trình mà không nghĩ về khái niệm. Vì vậy, có nhiều chương trình chỉ có cái bề nổi mà rất nông cạn, không có bề sâu.
Để tránh mắc phải sai lầm này, các nhà tổ chức sự kiện nên bắt đầu định hình concept ngay khi có những thông tin cơ bản nhất về sự kiện. Từ đó, sự kiện của bạn dường như có một xương sống kết nối mọi thứ khác thành một trục hoàn chỉnh, ngăn không cho các sự kiện biến thành những kết nối rời rạc của các ý tưởng khác nhau.
Cách lên kế hoạch cho một sự kiện
Sáng tạo nội dung sự kiện
Ở bước này, bạn sẽ tạo nội dung chính của sự kiện dựa trên thông tin cơ bản và khái niệm đã xác định ở trên.
Bắt đầu viết ý tưởng của bạn trên lộ trình sự kiện. Bạn có thể tham khảo nhiều chương trình khác nhau để tạo nội dung cho sự kiện của mình.
Bước đầu tiên khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện là xây dựng nội dung chương trình.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng tùy theo tính chất của từng sự kiện mà hiệu suất khóa học cũng có sự khác biệt. Vì vậy, hãy luôn bám sát loại sự kiện và ý tưởng mà bạn đã nghĩ ra ngay từ đầu để không bị lạc trong ma trận các tên sáng tạo.
Biến ý tưởng thành lời nói
Một sự kiện không thể được tổ chức chỉ bằng cách nói chuyện, vì vậy bạn phải luôn có sẵn một kịch bản để giúp bạn cập nhật lịch trình và chỉ đạo các bộ phận khác nhau phối hợp phù hợp. Trong giai đoạn tiếp theo của kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần chuyển nội dung chương trình từ ý tưởng sang ngôn từ trên trang giấy.
Bạn phải định cấu hình các loại tình huống sự kiện sau để đảm bảo rằng chương trình được triển khai theo kế hoạch sự kiện dự kiến:
- Kịch bản khung: loại kịch bản thô sơ nhất, tóm tắt những điểm chính của sự kiện
- Kịch bản MC: loại kịch bản có lời thoại của MC dẫn chương trình
- Kịch bản chi tiết: Là loại kịch bản trình bày rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận khác nhau trong sự kiện
Tổng hợp các thiết kế
Một yếu tố không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức sự kiện là các bảng thiết kế dưới dạng concept và phục vụ cho nội dung chương trình như thiết kế 2D, thiết kế 3D, thiết kế đồ họa, dàn dựng,…
Tóm tắt các yếu tố sự kiện
Hạng mục là tất cả các vật dụng, thiết bị và nhân sự cần thiết để tổ chức sự kiện. Bạn nên tóm tắt những thứ mình cần vào một file lưu trữ, vừa là cách để tính toán ngân sách, vừa có thể dùng làm checklist trong sự kiện.
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Lập ngân sách là một trong những bước quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sự kiện.
Nhờ nó, bạn có thể theo dõi xem chi phí thực tế của chương trình có vượt quá ngân sách cho phép hay không, có dự trù về những rủi ro có thể xảy ra, thậm chí bạn có thể tiết kiệm được khoản chi phí không hề nhỏ nếu bạn có kế hoạch ngân sách.
Từ hạng mục tổng hợp, bạn chỉ cần cộng số lượng, đơn giá và nhà cung cấp là có bảng dự trù kinh phí cho sự kiện của mình.
Kế hoạch bố trí nhân sự
Thành công hay thất bại của chương trình phụ thuộc rất nhiều vào sự phối hợp linh hoạt và nhanh nhẹn của đội ngũ nhân sự.
Số lượng không bao giờ quyết định chất lượng toàn diện, vì vậy để đảm bảo tính đồng bộ của toàn bộ chương trình, bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện tiếp theo bạn cần làm là phân bổ hợp lý nhân sự cho từng sự kiện, nhiệm vụ và vị trí trong chương trình.
Thiết lập timeline của chương trình
Sau khi làm theo các bước trên, bạn nghĩ mình có đủ vốn để tổ chức sự kiện không?
Chưa! Bởi vì người lập kế hoạch sự kiện của bạn phải thực hiện thêm một bước: xác định lịch trình cho chương trình.
Bạn nên tạo một lịch trình chương trình để đảm bảo việc thực hiện sự kiện diễn ra đúng thời hạn và giúp các bộ phận khác nhau nắm được tiến độ chung của sự kiện.
Kế hoạch dự phòng rủi ro
Dù bạn đã tập dượt sự kiện bao nhiêu lần và nhân viên sự kiện nắm rõ lộ trình chương trình đến đâu, thì bạn vẫn luôn phải lên kế hoạch để phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra với sự kiện của mình.
Việc lên sẵn các phương án đối phó với tình huống xấu nhất có thể xảy ra sẽ giúp bạn phòng tránh được một số tình huống nhất định, không quá lo lắng trước giờ G và đủ bình tĩnh để xử lý sự việc tại sự kiện.
Sau khi lên kế hoạch cho sự kiện
Việc đánh giá kế hoạch tổ chức sự kiện có thực hiện tốt hay không chỉ có thể biết được sau khi sự kiện kết thúc. Do đó, cần theo dõi chặt chẽ xem sự kiện có phù hợp với kế hoạch đã định hay không và có thể xin ý kiến phản hồi từ những người tham dự để có đánh giá khách quan nhất về kế hoạch.
Nếu bạn không quen với việc tổ chức sự kiện hoặc muốn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện, bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự trợ giúp các đơn vị uy tín.
