Nhiều người muốn sở hữu quán cà phê của riêng mình. Tuy nhiên, mở quán cà phê không hề đơn giản, nhất là với những ai lần đầu mở quán cà phê. Khởi đầu cho việc mở quán cafe đó là chuẩn bị khai trương quán cafe. Vậy mở quán cà phê cần chuẩn bị những gì?
Thời điểm trước khi mở quán cafe
Giai đoạn tiền khai trương là giai đoạn cực kỳ quan trọng trong việc mở quán cà phê. Trong giai đoạn này, các chủ quán cafe sẽ lựa chọn địa điểm mở quán, chuẩn bị công tác tư tưởng cũng như kế hoạch khai trương và các khoản chi phí cần thiết để mở quán cafe. Cụ thể, trước khi mở quán cà phê cần thực hiện các công việc sau:
- Xác định các loại đồ uống sẽ được kinh doanh, tìm hiểu về động lực của ngành và các sản phẩm bạn muốn bán. Hiểu về sản phẩm sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
Mở quán cà phê, bạn cần chuẩn bị những gì?
- Xem xét tình hình kinh doanh của quán cà phê tại quận cà phê, tình hình các quán tương tự trên địa bàn, sẽ giúp hiểu được thói quen tiêu dùng của khách hàng, cũng như đối tượng sử dụng chủ yếu.
- Phân tích tình hình tài chính và kinh tế của riêng bạn. Kinh doanh cà phê thường không mang lại lợi nhuận nhanh chóng, để kinh doanh loại hình này cần phải có vốn mạnh.
- Xác định quy mô quán cà phê của bạn, cho biết thực đơn bạn muốn và giá cả.
- Khám phá thông tin về trang trí, thiết kế, cải tạo quán cà phê và xác định chi phí này.
- Tìm hiểu các thủ tục, giấy tờ liên quan đến kinh doanh cà phê như giấy phép kinh doanh, các vấn đề liên quan đến thuế, y tế, vệ sinh an toàn thực phẩm…
Chuẩn bị trước khi mở quán cà phê
Việc khai trương quán cà phê sẽ được tiến hành khi hoạt động kinh doanh của cửa hàng được cơ quan có thẩm quyền xác nhận và hoàn tất các thỏa thuận đã ký kết. Gần như, sau khi các thủ tục này được hoàn thành, bạn có thể bắt đầu hoạt động kinh doanh của mình. Khi bước sang giai đoạn này, mọi thứ cần được chuẩn bị gấp rút, nhiều hoạt động sẽ diễn ra cùng một lúc.
Cải tạo quán cà phê
Trước hết, bạn phải có một kế hoạch chi tiết về mặt tiền cửa hàng, về mặt bằng ba chiều, nó rất quan trọng vì nó là cần thiết để chuẩn bị cải tạo cửa hàng. Trong phương án thiết kế cần rõ ràng về việc lựa chọn vật liệu xây dựng, giá cả vật liệu và thương mại để có được mức giá phù hợp nhất. Bên cạnh đó, việc lựa chọn nội thất cũng cần được thực hiện song song.
Kinh doanh quán cà phê cần rất nhiều máy móc, thiết bị để pha chế cà phê và các loại đồ uống khác. Quý khách cần liên hệ với các công ty phân phối thiết bị để được lựa chọn sản phẩm, hỗ trợ về giá cũng như hỗ trợ thiết kế, lắp đặt máy móc, điện nước.
Để cải tạo cửa hàng và lựa chọn nội thất hiệu quả, bạn cần kiểm soát ngân sách và kiểm soát tiến độ thực hiện. Đặc biệt, trong quá trình xây dựng, việc thanh toán thường sẽ được thực hiện trên cơ sở tiến độ. Căn cứ vào lịch trình để có biện pháp xử lý phù hợp.
Giấy phép hoạt động cửa hàng, nhân viên
Để giữ cho quán cà phê của bạn hoạt động trơn tru và tuân thủ pháp luật. Sau khi được sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền, bạn sẽ nhận được giấy phép kinh doanh.
Cộng với nhân viên quán cà phê. Để quán cà phê có thể hoạt động thì cần phải có nhân viên bán hàng, nhân viên pha chế, v.v. Vì vậy, cần tuyển nhân viên kịp thời để bạn có thời gian đào tạo, huấn luyện nhân viên phù hợp với văn hóa của cửa hàng, cũng như văn hóa của cửa hàng, để nhân viên trở nên chuyên nghiệp, hiểu được mong muốn của bạn và phục vụ tốt nhất khách hàng.
Để quán cafe hoạt động được cần có menu đồ uống mà bạn muốn mang đến cho khách hàng. Lên menu đồ uống bạn sẽ kinh doanh, thiết kế menu rồi in lấy ngay cho quán cafe của bạn.
Vật dụng khác
Để mang đồ uống đến tay khách hàng, ngoài bàn ghế, dụng cụ pha chế đồ uống thì những vật dụng như ly, thìa, cốc, đĩa là những vật dụng không thể thiếu. Tìm mẫu bạn thích, phù hợp với phong cách quán cà phê.
Ngoài ra, những vật dụng trang trí như bình hoa, tranh ảnh sẽ giúp quán cà phê trở nên thu hút hơn.
Xây dựng một hệ thống làm việc
Để quán cà phê hoạt động hiệu quả, hãy xây dựng các quy tắc và quy định làm việc trong quán cà phê, thiết lập chế độ ca làm việc cho nhân viên. Khi các quy tắc rõ ràng, mọi thứ có thể diễn ra dễ dàng và suôn sẻ hơn.
Chuẩn bị cho ngày khai trương quán cà phê
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các bước trên, quán cà phê của bạn có thể mở. Tuy nhiên, trong ngày khai trương cần chuẩn bị những việc sau để buổi khai trương diễn ra thành công tốt đẹp.
- Lên danh sách khách mời: Lên danh sách khách mời và ước tính số lượng khách mời cụ thể. Ngoài khách mời là bạn bè, đồng nghiệp, đối tác, người thân, bạn có thể mời những người nổi tiếng khác tham gia khai trương quán cà phê. Sự góp mặt của những nhân vật này sẽ tạo nên sức hút đối với giới truyền thông và những khách hàng tiềm năng trong tương lai của quán.
- Chọn ngày tốt khai trương: ngày khai trương được chọn sẽ là ngày lành, tháng tốt, phù hợp với người buôn bán.
- Mở thiệp mời: Mở thiệp mời với phong cách quán cà phê sẽ gây sự chú ý của người tham dự.
- Lập ngân sách khai trương: là bước cần thiết, bạn hãy lập dự trù kinh phí khai trương và giới hạn việc mở quán café trong phạm vi dự trù kinh phí dự trù.
- Lên danh sách món ăn và chuẩn bị món ăn cho ngày khai trương với kinh phí dự trù.
- Soạn các nội dung cần thiết cho lễ khai trương: kịch bản chương trình, các tiết mục văn nghệ đi kèm,..
- Tổ chức nhân sự cho lễ khai trương.
- Nguyên vật liệu và dụng cụ trong ngày khai trương.
- Món quà cảm ơn dành cho khách.
Khai trương cửa hàng là một trong những hoạt động truyền thông, để nhiều người biết đến quán cafe của bạn hơn.
Giai đoạn sau khai trương
Sau khi khai mạc sẽ có buổi uống thử cà phê. Đây là giai đoạn tiếp xúc và học hỏi thị trường, một quá trình mà các nhà quản lý liên hệ trực tiếp với khách hàng thay vì lý thuyết.
Sau khi khai trương, quán cà phê nên có fanpage riêng và có nội dung hấp dẫn, độc đáo để chia sẻ với mọi người. Ngoài ra, thực hiện các hoạt động truyền thông khác như phát tờ rơi, các chương trình khuyến mãi hấp dẫn sẽ thu hút khách hàng và kéo khách hàng đến với quán cà phê của bạn.
Ngoài ra, trong quá trình tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, hãy tìm hiểu và phân tích khách hàng, để biết được điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động của quán cafe và khắc phục. Ngoài ra, phân tích tình hình hoạt động của cửa hàng, cũng như sản phẩm của cửa hàng để đưa ra định hướng phù hợp nhất.
Tìm hiểu và tiếp nhận những góp ý từ nhân viên để khắc phục những thiếu sót, mang đến một quán cà phê không chỉ có thức uống ngon mà còn là chất lượng dịch vụ tuyệt vời đã được công nhận.
Sau khi hoàn thành bước này, bạn đã mở và kinh doanh thành công quán cà phê của riêng mình.
Trên đây là thông tin về các bước và những việc cần làm để pha chế, mở quán cà phê. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn thực hiện được mong muốn mở quán cà phê của riêng mình và có một buổi lễ khai trương thành công.
