Trong quá trình quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ, có nhiều cách để quảng cáo. Một trong những cách tốt nhất để tiếp thị sản phẩm này là tổ chức offline. Hãy cùng tìm hiểu các bước tổ chức một sự kiện hoàn hảo qua bài viết dưới đây nhé!
Lợi ích của các sự kiện offline là gì?
Trước khi tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện, hãy cùng điểm qua những lợi ích mà sự kiện offline mang lại cho doanh nghiệp:
Quảng bá thương hiệu hiệu quả
Tổ chức sự kiện được coi là hoạt động marketing thiết yếu của các công ty, bởi hình thức này là cầu nối hiệu quả giúp công ty kết nối nhanh chóng và trực tiếp với các khách hàng, đối tác tiềm năng.
Đưa thương hiệu của bạn lên một tầm cao mới
Sự kiện này là một thành công và sản phẩm được quảng bá rộng rãi, giúp cải thiện thương hiệu của công ty và vị thế thị trường mạnh mẽ hơn.
Tăng thu nhập
Mối quan tâm chính của nhà tài trợ hoặc nhà tổ chức sự kiện là xác định xem sự kiện có phù hợp với ngân sách hay không và hy vọng sự kiện đó sẽ mang lại lợi nhuận. Sự kiện này có tác động kinh tế rất lớn và thường có lợi tức bằng hoặc lớn hơn chi phí.
Tạo cơ hội kinh doanh
Sự kiện diễn ra offline với mục đích thu hút khách hàng và đối tác tiềm năng. Làm cầu nối để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến người tiêu dùng. Đây cũng là cơ hội để công ty tiếp cận với các đối tác kinh doanh quan trọng, mở ra cơ hội đầu tư và phát triển cho công ty.
Quy trình tổ chức sự kiện Offline chi tiết
Tổ chức sự kiện là một khái niệm vẫn còn mới nhưng lại khá phổ biến. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng đối với hình ảnh của công ty.
Tiến hành các hoạt động nghiên cứu
Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn nên nghiên cứu và cung cấp những thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp diễn ra. Tất cả các loại sự kiện phải chứa các thông tin sau:
- Chủ đề chương trình.
- Mục tiêu tổ chức.
- Tin nhắn sự kiện.
- Đối tượng và số lượng khách mời.
- Thời gian sự kiện.
- Chi phí ước tính.
- Khác biệt hóa sản phẩm/dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh.
Đề xuất các ý tưởng và chủ đề chính tạo nên sự kiện
Sau khi có được những thông tin cần thiết, nhóm tổ chức sự kiện sẽ tổ chức một cuộc họp để thảo luận về các ý tưởng và chủ đề chính của sự kiện. Ý tưởng này có thể được tạo bởi khách hàng/người giám sát hoặc được tạo bởi nhóm sự kiện với thông tin cơ bản.
Khi đã có ý tưởng, hãy tạo chủ đề cho sự kiện offline như màu sắc chủ đạo, hình ảnh sử dụng, v.v. để phù hợp với ý tưởng của sự kiện.
Lên kế hoạch cho một sự kiện
- Khi nào và ở đâu sự kiện diễn ra.
- Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: background, standee, thiệp mời,…
- Nội dung
- Nhân loại.
- kế hoạch truyền thông
- Lập phương án ứng phó kịp thời khi có rủi ro (mưa, mất điện…)
- Ước tính giá và báo giá.
Thực hiện kế hoạch theo quy trình tổ chức sự kiện
Liên hệ với nhà cung cấp để chuẩn bị các vật dụng sẽ có trong sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình và quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Các yếu tố của sự kiện bao gồm: thuê MC, ca sĩ, PG, nhóm nhảy, băng rôn, phát tờ rơi, v.v.
Một sự kiện tổ chức offline chuyên nghiệp không hề đơn giản. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ mang đến nguồn tham khảo hữu ích cho việc tổ chức sự kiện của bạn được thành công.
