Rủi ro trong tổ chức sự kiện là điều không ai mong muốn nhưng lại là điều vô cùng quan trọng mà một nhà tổ chức sự kiện nên nghĩ đến khi lên kế hoạch tổ chức. Bạn càng hy vọng sự kiện của mình diễn ra hoàn hảo bao nhiêu thì nó lại càng làm bạn thất vọng bấy nhiêu vì luôn có những hậu quả không lường trước được. Do đó, bạn phải biết những sự cố này là gì, lên kế hoạch cho chúng và chuẩn bị kế hoạch cần thiết để tránh những rủi ro xảy ra.
Rủi ro kỹ thuật của thiết bị tại sự kiện
Có lẽ chúng ta đã chứng kiến một số sự kiện, nhưng đột nhiên đèn tắt hoặc âm thanh biến mất, không nghe thấy gì. Đây là những rủi ro sự kiện rất đáng kể, vì chỉ cần một phút trục trặc kỹ thuật trên sân khấu là chương trình phải dừng lại, khiến khán giả cảm thấy như nó dài 30 phút và các thiết lập trước đó có thể bị mất, quan trọng là chúng có thể làm hỏng cảm xúc. mạch đang được dàn dựng.
Đối với các thiết bị điện như âm thanh, ánh sáng phải chú ý đấu nối tủ điện khẩn cấp để ngay cả khi bị cắt điện vẫn có thể duy trì thêm 15 phút cho đến khi thợ điện đến khắc phục. Riêng với hệ thống màn hình LED, bạn cần có một chiếc máy tính hoặc laptop cấu hình mạnh để tránh tình trạng treo máy, mất điện.
Rủi ro về an toàn trong thiết bị sự kiện
Đây là một trong những rủi ro sự kiện lớn nhất và tác động mạnh nhất trong sự kiện, thường đến từ các thiết bị như hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng, màn hình led hay các thiết bị đặc thù khác. Về rủi ro của vật chất sự kiện trên sân khấu, nó sẽ được chia thành 2 loại.
Những rủi ro sự kiện này sẽ khó khăn hơn trong các sự kiện ngoài trời, đặc biệt là khi mưa bão. Chúng tôi có những thiết bị đặc biệt cho các sự kiện ngoài trời, nhưng đối với đường dây điện luôn gặp sự cố về nước. Chuẩn bị một bộ “te” để tránh bị điện giật.
Ngoài ra, đối với sân khấu luôn tiềm ẩn những rủi ro rất nguy hiểm:
- Bước lên địa hình gồ ghề hoặc cát, dễ dẫn đến sụt lún, có thể làm sập sân khấu, cần xử lý kiên quyết
- Sân khấu cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lên xuống của mọi người, cần có hành lang an toàn để đảm bảo việc lưu thông của nhân viên.
Rủi ro trong quản lý an ninh nội bộ
Sự kiện là nơi có nhiều người tham dự và cùng tham gia các hoạt động nên việc giao tiếp giữa nhiều người, nhiều nhóm là điều tất yếu. Và thường có mặt trong các sự kiện là tiệc tùng, bia rượu. Vì vậy, việc va chạm với nhau là điều khó tránh khỏi, hoặc có thể là việc khách hàng sử dụng chất cấm.
Luôn có đội ngũ bảo vệ túc trực mọi lúc và đội ngũ giúp việc giám sát từng khu vực. Tránh để xảy ra chấn thương hoặc sử dụng chất cấm trong sự kiện, bởi nếu để xảy ra, đơn vị tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Trường hợp người lạ xâm nhập
Một sự kiện quan trọng và hấp dẫn, hoàn toàn có thể bị xâm nhập. Việc đột nhập không thể gây ra bất kỳ thiệt hại nào, bởi vì khán giả chỉ có thể vào để xem “ngôi đền”. Tuy nhiên, nếu xảy ra tình trạng mất cắp, mất cắp thì rất khó kiểm soát. Vì chúng tôi sẽ không có thông tin về những kẻ đột nhập, ngay cả khi có camera giám sát, rất khó để tìm ra thủ phạm. Vì vậy, mỗi sự kiện thường tránh rủi ro này bằng cách đóng cửa, và có các cổng soát vé nghiêm ngặt để tránh tình trạng này, ngoài ra, bạn cũng nên đảm bảo đội ngũ bảo vệ dày dặn kinh nghiệm, cùng hệ thống đảm bảo an toàn. , tránh những trường hợp không đáng có.
Sự kiện có trẻ em, rủi ro không lường trước
Đối với trẻ em, thường nghịch ngợm, mày mò những thứ mà chúng không biết, điều này không chỉ ảnh hưởng đến trang thiết bị phục vụ sự kiện mà còn có thể gây ra tai nạn thương tâm.
Để đảm bảo an toàn trong trường hợp có trẻ em, bạn cần thực hiện các hoạt động sau:
- Xây dựng hệ thống loa tìm trẻ lạc
- Luôn nhắc nhở cha mẹ chăm sóc con cái
- Các khu vực gần điện được khóa và giám sát
- Các thiết bị nên để xa tầm tay trẻ em
- Xây dựng một số khu vui chơi tập trung cho trẻ em
Rủi ro về chất lượng thực phẩm và bữa tiệc
Có rất nhiều trường hợp những người tham gia bữa tiệc sau khi trở về nhà bị ngộ độc thực phẩm. Nó phụ thuộc vào số lượng lớn nhân viên F&B. Để đảm bảo chất lượng món ăn tốt nhất, hãy chọn địa điểm và đặt tiệc tại các nhà hàng, khách sạn 5* hàng đầu. Nếu ngân sách không cho phép, giải pháp hữu hiệu nhất là kiểm tra thật kỹ trước khi lấy món ăn ra.
Một số trường ít nguy hiểm hơn tức là thức ăn chậm, thức ăn nguội. Tuy nhiên, bữa tiệc là một điểm rất quan trọng trong sự kiện, vì vậy cũng phải tìm ra giải pháp để tránh tình trạng này. Bằng cách phát triển một kịch bản, đưa nó cho nhà hàng, tìm hiểu khi nào thức ăn sẽ có sẵn và yêu cầu họ cam kết luôn tươi và nóng.
Rủi ro trong y tế
Các sự kiện thời đại mới rất thú vị và khiến chúng ta nhảy múa và tập thể dục nhiều hơn. Điển hình là các show EDM, sự kiện thể thao.
Thực tế cho thấy hoạt động này kéo theo hàng loạt rủi ro sức khỏe và biến cố y khoa khó lường. Cách tốt nhất để tránh rủi ro là chuẩn bị đội y tế trực, 2-3 xe cứu thương. Theo tình hình thực tế của sự kiện để ngăn chặn các rủi ro y tế cụ thể của sự kiện. Tuy nhiên, bông băng đỏ, thuốc đau bụng, hỗ trợ y tế, xe cứu thương là những vật dụng không thể thiếu.
Thời tiết bất thường
Điều kiện thời tiết mưa bão luôn là điều ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện, dù là sự kiện trong nhà hay ngoài trời. Đối với các sự kiện trong nhà, thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng đến mức độ mà những người tham dự không thể đến hoặc gặp khó khăn khi về nhà. Tuy nhiên, đối với các sự kiện ngoài trời, đó thực sự là một rủi ro sự kiện lớn. Tất nhiên chúng ta có những thiết bị ngoài trời, nhưng cũng không thể tránh khỏi những rủi ro rơi vỡ, đổ vỡ, cháy nổ khi tiếp xúc với mưa, nắng gắt dẫn đến cháy nắng….
Với trong nhà thì dễ hơn, còn với ngoài trời thì phải xem trước dự báo thời tiết rồi mới lên phương án phù hợp, tránh gây hỗn loạn giữa những người tham gia. Đảm bảo mái tôn, nhà có đủ không gian che mưa nắng. Đôi khi chúng tôi thậm chí phải sử dụng cột thu lôi trong trường hợp sét mạnh. Để có thể lên kế hoạch chuẩn bị tốt nhất, hãy liên tục cập nhật dự báo thời tiết, ít nhất 7 ngày trước sự kiện.
Rủi ro xảy ra trong quá trình thi công hạng mục
Tiến độ công việc chậm chạp, không theo đúng kế hoạch cũng là một trong những rủi ro thường xuyên xảy ra. Điều này dẫn đến những hệ lụy như thiếu thời gian duyệt, chất lượng hạng mục thấp… Việc quản lý tiến độ công việc thực tế cũng khá khó khăn, do hầu hết các đơn vị tổ chức đều muốn vừa đẹp vừa rẻ, dẫn đến việc lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ không đạt chất lượng .
Tuy nhiên, điều này hoàn toàn được khắc phục với một số thủ thuật như sau:
- Sắp xếp tiến độ hợp lý trong quá trình thi công, thường là setup sân khấu, sau đó là hệ thống giàn, âm thanh ánh sáng rồi đến màn hình LED, sau khi hoàn thành các hạng mục chính, các cảnh quay mới đến hiện trường.
- Tiến hành thi công và nghiệm thu cùng lúc, tức là thời gian nghiệm thu ngay sau khi thi công xong khu vực sân khấu. Trong quá trình diễn tập, các gian hàng trong hội trường đã được dựng lên.
- Xin ấn định tiến độ và chuyển giao trách nhiệm cho nhà thầu thi công.
Một số nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ trong tiến độ công việc:
Về phương tiện giao thông, có nơi tổ chức phải đi bằng ô tô, do xe tải không vào được hầm, phải chú ý phương án cho nhà thầu thi công.
Tiết giảm chi phí, vì để đôi bên cùng có lợi, khi bạn đàm phán với nhà thầu, họ vẫn sẽ thỏa thuận về khoản chi phí này, nhưng họ sẽ giảm bớt số lượng nhân công nặng nhọc phải bỏ ra để thi công và sản xuất cho sự kiện của bạn.
Vấn đề trang phục, đó là một rào cản lớn khi làm việc trong khách sạn hay trung tâm thương mại, an ninh và quản lý yêu cầu bạn phải đi giày và có đồ bảo hộ để vào công trình, nhưng các công ty xây dựng, nhà thầu thường phớt lờ, gây xung đột và bị gạt ra bên lề. Bạn luôn phải nổi tiếng.
Nguy cơ cháy nổ do hiệu ứng sân khấu
Sự kiện sẽ không bao giờ thiếu pháo nổ, pháo kim loại, hiệu ứng khói, lửa… Những hiệu ứng này chính là điểm nhấn giúp sự kiện của bạn thêm phần hoành tráng. Tuy nhiên, “đùa với lửa” hay những lon khói lạnh là một điều hết sức nguy hiểm. Tai nạn bỏng lạnh, bỏng nóng thường xuyên xảy ra. Ngay cả khi ống khói không được làm đúng cách, nó có thể đe dọa tính mạng.
Vì vậy, để tránh những rủi ro này, hãy nhờ đến những chuyên gia trong việc thực hiện các hiệu ứng, họ sẽ có những quy định nhằm đảm bảo an ninh nhất có thể cho sự kiện của bạn, tránh những rủi ro xảy ra trong sự kiện nguy hiểm.
