Đối với lĩnh vực xây dựng, một nghi lễ rất quan trọng là lễ nhát cuốc đầu tiên và lễ xúc đất đầu tiên. Nghi lễ này đã đi sâu vào văn hóa và đời sống của người Á Đông nói chung và người Việt Nam nói riêng. Với mong muốn chân thành là mong muốn thịnh vượng, phát đạt cho công ty trong tương lai, đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có sự chuẩn bị chu đáo, đầy đủ để tránh những rủi ro có thể xảy ra.
Vậy làm thế nào để buổi lễ khởi công diễn ra suôn sẻ? Hãy cùng tìm hiểu ý nghĩa, quy trình và kế hoạch tổ chức thành công buổi lễ ăn hỏi qua những chia sẻ của chúng tôi nhé!
Lễ khởi công, động thổ là gì?
Lễ động thổ và lễ động thổ đều là lễ khởi công một công trình xây dựng. Điều này khiến nhiều người lầm tưởng hai lễ này là một bởi quy trình tổ chức có sự giống nhau. Hầu hết các công ty đều muốn tiết kiệm thời gian và công sức khi tổ chức sự kiện nên thường kết hợp cùng lúc hai buổi lễ này. Tuy nhiên, hai lễ này có ý nghĩa và mục đích khác nhau.
Theo quan niệm tâm linh, mỗi vùng đất đều có vị thần Thổ Công – Thổ Công cai quản. Vì vậy, mọi hành động lớn nhỏ từ xây dựng cho đến tiếng ồn đều sẽ ảnh hưởng đến thổ địa và làm phiền các vị thần ở đây. Lễ khánh thành là lễ xin phép thần linh để xây dựng các công trình trên trái đất này. Mong quý vị phù hộ cho việc thi công gặp nhiều may mắn và thuận lợi.
Lễ khởi công nhằm tri ân công lao của đội thi công, mong rằng sự phù hộ từ trên cao phù hộ cho mọi việc được tốt lành. Điều này vô cùng cần thiết đối với các đơn vị thi công khi thực hiện nhiều công đoạn liên quan đến đất đai như phá dỡ, ép cọc, móng công trình, thi công xây dựng,…
Mục đích và ý nghĩa
Một buổi lễ động thổ hay khánh thành được tổ chức tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích, thành công và thịnh vượng cho dự án, chủ đầu tư và doanh nhân trong tương lai. Ngoài những ý nghĩa tâm linh cao cả, lễ khởi công hay lễ động thổ còn là bàn đạp cho sự giao tiếp kinh doanh trọng đại.
Buổi lễ là một thông báo tới khách hàng, nhà đầu tư hoặc quan chức chính phủ trong lĩnh vực này để đánh dấu thời điểm bắt đầu và ra đời của công việc trong lĩnh vực này. Tổ chức lễ khởi công, động thổ cũng gây được sự chú ý của cộng đồng, truyền thông, báo chí để mọi người chia sẻ nhiều hơn về những công trình sẽ chính thức đi vào thi công và hoàn thành trong thời gian ngắn sắp tới.
Đây là cơ hội để các doanh nhân, nhà đầu tư nắm bắt để quảng bá thương hiệu, hình ảnh rộng rãi hơn. Vì vậy, tổ chức càng lớn thì càng cẩn trọng và có sự đầu tư nhất định cũng phần nào khẳng định năng lực cũng như tên tuổi và thể hiện sự chuyên nghiệp nhất định của doanh nghiệp đó giúp gia tăng giá trị doanh nghiệp.
Một số điều cần lưu ý khi tổ chức lễ khởi công, động thổ
Một buổi lễ khánh thành thành công sẽ cần rất nhiều yếu tố và quan trọng nhất là sự tính toán, lên kế hoạch một cách cụ thể, rõ ràng, chi tiết nhằm hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức cũng như công tác chuẩn bị để đảm bảo thời điểm diễn ra thuận lợi.
Dưới đây là một số lưu ý mà giúp bạn chuẩn bị sự kiện suôn sẻ:
- Địa điểm: cuốc cuốc đầu tiên sẽ diễn ra trên công trường của công trình, dự án
- Thời gian: Vì đây là sự kiện mang ý nghĩa tâm linh nên việc xem xét ngày giờ để tiến hành lễ nhập trạch cần được lựa chọn cẩn thận. Việc chọn ngày giờ thường sẽ được các chuyên gia phong thủy lựa chọn dựa trên các yếu tố về sự may mắn, tài lộc cho chủ đầu tư; Tránh những ngày xấu. Ngoài ra, yếu tố ngày giờ thời tiết cũng như lượng khách tham dự cũng là một yếu tố cần cân nhắc khi chọn thời gian.
- Thời tiết: Lễ khởi công, động thổ thường được tổ chức ngoài trời tại công trường nên thời tiết cũng thất thường, nắng mưa tùy thời điểm trong ngày. Điều này sẽ có tác động đáng kể đến tổ chức. Vì vậy, việc dựng hệ thống nhà lều, nhà bạt không gian là yêu cầu bắt buộc để tránh những sự cố do thời tiết gây ra.
- Giấy phép xây dựng và tổ chức: Đây là một trong những điều kiện quan trọng vì nó sẽ ảnh hưởng đến thời gian và thời điểm tổ chức. Yếu tố này xác định trước pháp luật mà theo đó chúng tôi được phép tiến hành thi công và tổ chức sự kiện khi có sự cho phép của cơ quan chức năng và các bên liên quan. Việc xin giấy phép tức là đưa ra thông báo của địa phương để từ đó cũng thuận tiện cho việc quản lý các yếu tố an ninh trật tự, giao thông,… để buổi lễ diễn ra tốt đẹp nhất.
Ngoài những yếu tố kể trên, mâm cúng Thổ Địa đầy đủ, thịnh soạn còn thể hiện lòng thành để cầu chúc may mắn, thịnh vượng cho chủ đầu tư, doanh nhân.
Quy trình tổ chức sự kiện lễ khởi công, động thổ
Sau khi đã thống nhất được kế hoạch về thời gian, địa điểm cũng như được đơn vị tổ chức cho phép xây dựng, việc tiếp theo chúng ta cần quan tâm đó là quy trình tổ chức sự kiện cho các bước tiếp theo. Nhìn chung, để tổ chức thành công lễ rước cuốc đầu tiên sẽ gồm các bước như sau:
Khảo sát mặt bằng địa điểm
Đây là bước giúp chúng ta xác định cách tổ chức kế hoạch sao cho phù hợp. Các công việc cần hoàn thành trong giai đoạn này sẽ là:
- Đo đạc thiết kế và lắp dựng sân khấu cũng như không gian tổ chức nhà giàn.
- Phân định vị trí các khu vực chức năng khác nhau: nhà chính sự kiện, cổng vào, cửa lễ tân, đón tiếp khách, phòng chờ, khu vệ sinh, bãi đậu xe,… hoặc các khu vực liên quan khác.
- Tính toán đường đi của các thiết bị cần thiết như điện nước, xe cộ lưu thông,…
Hình ảnh thiết kế
Sau khi khảo sát thực tế khu đất và tính toán kích thước cần lắp đặt, chúng tôi sẽ tiến hành thiết kế và lên bản vẽ diễn họa không gian tổ chức sự kiện.
Thiết kế cũng cần bám sát các yếu tố cơ bản của doanh nghiệp cũng như của dự án, lưu ý đến các yếu tố về màu sắc, họa tiết, điểm nhấn để đảm bảo tính ấn tượng và thẩm mỹ cao giúp người tham gia cảm thấy hài lòng, tạo thông điệp và hình ảnh mạnh mẽ. người giao tiếp cho công ty một cách cẩn thận và kỹ lưỡng.
Một số ấn phẩm thiết kế cần thiết cho lễ khai trương có thể kể đến như layout sân khấu, backdrop chụp hình, banner, cổng chào, thiệp mời,…
Lập kế hoạch và tổ chức
Quá trình thiết kế và lập kế hoạch các khu vực mất rất nhiều thời gian và công việc để kết hợp với nhau; Đồng thời, cũng nên lập kế hoạch, hoạch định để đảm bảo tiến độ các công việc chuẩn bị diễn ra đúng kế hoạch.
Thông thường trước khi bắt đầu tổ chức sẽ tiến hành cúng, đặt mâm cỗ tại khu vực dự kiến xây dựng và thực hiện các nghi lễ thờ cúng. Sau đó, giai đoạn chính của chương trình sẽ bao gồm các phần cơ bản sau:
Phần 1: Mở đầu
- Đón khách và ổn định vị trí.
- Văn nghệ khai mạc: thông qua các tiết mục văn nghệ, các công ty có thể gửi gắm nguyện vọng của mình thông qua các tiết mục múa chim công, trống hội,…
- MC thông báo lý do, giới thiệu đại biểu mời tham dự.
- Video giới thiệu dự án, công trình.
Phần 2: nghi thức khởi công, động thổ
- Đại diện chủ đầu tư, doanh nghiệp và đại diện cơ quan ban ngành các cấp chính thức tuyên bố khởi công, động thổ dự án.
- Múa lân sư rồng nhằm mang lại sự thịnh vượng, may mắn và thịnh vượng cho công trình.
- Nhát cuốc đầu tiên và lễ đâm cuốc đầu tiên: Tùy theo hình thức sẽ có các hình thức khác nhau như xúc cát, rung chuông khởi động máy,…
Phần 3: Phần hội
- Sư tử và rồng sẽ di chuyển xung quanh công trường hoặc máy móc.
- Biểu diễn nghệ thuật, trong khi đó, khách có thể dự tiệc nhẹ hoặc trao đổi ý kiến về tác phẩm.
- MC tuyên bố lễ khởi công đã thành công tốt đẹp.
Lên danh sách khách mời
Lễ khánh thành đánh dấu một mốc son của công ty, đồng thời là bàn đạp để truyền thông, thông báo nên việc xác định khách mời cũng rất quan trọng. Từ việc chuẩn bị nội dung cho đến mời khách mời sẽ thể hiện sự quan tâm của công ty đối với khách mời liên quan đến chương trình.
Đặc biệt, với những chương trình lớn có khách mời là các cấp nhà nước, chính phủ, chính phủ thì càng cần sự cẩn trọng từ khâu mời đến hình thức mời. Việc gửi thiệp mời tận tay sẽ tạo điểm nhấn cho công ty và đánh giá cao đối với khách mời.
Tiến hành thi công, dàn dựng khu vực tổ chức
Để chuẩn bị cho buổi lễ được tổ chức và tốt nhất, cần phải cài đặt các yếu tố sau trong các lĩnh vực sau:
Cổng vào sự kiện chính:
- Cổng chào được dựng trước cửa sẽ giúp khách định vị từ xa và tạo hiệu ứng chú ý đối với người qua đường.
- Banner xung quanh hay banner, bandroll, standee dọc đường đến các sự kiện.
- Trải thảm dọc lối đi và bố trí barie hai bên sẽ tạo cảm giác trang trọng và lịch sự khi bước vào khu vực sân khấu chính.Đội ngũ PG đón khách vào phòng họp
Khu vực sân khấu chính:
Đây là không gian diễn ra chương trình chính thức để tổ chức các tiết mục văn nghệ cũng như dành cho lễ khai mạc và các bài diễn văn, phát biểu chào mừng. Tùy vào nhu cầu mà sẽ dựng màn hình led hay sử dụng rèm sân khấu.
Kèm theo đó là hệ thống âm thanh, thiết bị ánh sáng và hiệu ứng sân khấu để tạo nên khung cảnh đẹp mắt và trang trọng. Sử dụng thiết bị chất lượng tốt sẽ đảm bảo chương trình trở nên hấp dẫn và tránh được những sự cố không đáng có trong sự kiện.
Khu vực khách mời:
- Bàn ghế tại khu vực dành cho đại biểu.
- Chuẩn bị hoa trang trí bàn đại biểu, set đồ uống cho khách mời, bảng tên cho đại biểu.
- Tờ giới thiệu dự án được đặt trên bàn hoặc ghế để khách xem qua trong khi chờ đợi chương trình chính.
- Lễ tân chào đón khách hàng.
- Backdrop chụp ảnh khi đến sự kiện.
- Bàn tiệc teabreak hoặc finger food mời khách tham dự sự kiện sử dụng.
Kiểm tra và thực hiện chương trình
Trước khi bắt đầu chương trình, chúng tôi phải rà soát lại các yếu tố thi công để đảm bảo chất lượng cũng như số lượng trang thiết bị ở trạng thái tốt nhất cho chương trình. Và phần không thể thiếu đó là tổng quan chương trình. Bất kỳ sự kiện nào, dù lớn hay nhỏ, đều phải đảm bảo rằng quá trình chuẩn bị diễn ra suôn sẻ và nhất quán để đảm bảo rằng tất cả các nhóm và nhân viên đều hiểu rõ hành trình của chương trình.
Trong quá trình xem xét, chúng tôi có thể nhìn thấy các rủi ro và tính toán các phương án dự phòng, chủ động can thiệp trước khi chương trình chính thức triển khai.
Sau sự kiện
Công việc sau sự kiện tiền tế và tiên phong sẽ là truyền thông cho các hoạt động đã diễn ra, thông báo và chúc mừng các hoạt động đã diễn ra. Việc quảng bá hình ảnh là một động thái truyền thông chung nhằm làm cho dự án được càng nhiều người biết đến càng tốt, từ đó góp phần nâng cao tai tiếng cho công ty.
Chăm sóc khách mời sau sự kiện cũng rất cần thiết để duy trì mối quan hệ với khách mời, từ đó tạo niềm tin cho dự án trong tương lai xa.
Những rủi ro cần xem xét khi tổ chức lễ khởi công, động thổ
Trong quá trình tổ chức sẽ có những rủi ro không đáng có, sau đây là một số điều cần lưu ý để quá trình tổ chức diễn ra suôn sẻ:
- Thiết bị sự kiện: việc lựa chọn thiết bị phải tốt và đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, tránh hư hỏng vật chất
- Thời gian thi công: Việc tính toán số lượng hoặc thiết bị đảm bảo bám sát tiến độ hoặc thời gian thi công hợp lý sẽ giúp quá trình lắp đặt nhanh hơn và đảm bảo tiến độ.
- Rủi ro về an ninh: Các sự kiện có khách mời là các cơ quan ban ngành, cấp nhà nước sẽ yêu cầu cao về an ninh, an toàn. Vì vậy, việc tổ chức lực lượng bảo vệ để đảm bảo việc phân luồng cũng như đảm bảo không để xảy ra những tình huống không đáng có là rất cần thiết.
- Chi phí: Thiếu kinh nghiệm tổ chức sẽ dẫn đến những phát sinh không đáng có trong sự kiện, vì vậy cần cân đối và lên kế hoạch cẩn thận để hạn chế hết mức có thể.
Trên đây là những rủi ro thường phát sinh khi tổ chức lễ khánh thành. Ngoài ra sẽ có những rủi ro khác trong quá trình tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, để đảm bảo công tác tổ chức được hoàn thiện và đảm bảo nhất, bạn có thể tham khảo bài viết này.
