Từ khóa Grand Opening không còn xa lạ với các bạn, nó là một bước quan trọng đánh dấu sự ra đời của một tổ chức, công ty. Vì vậy, công tác tổ chức sự kiện này luôn được chú trọng và thực hiện cẩn trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá khái niệm và quy trình tổ chức Grand Opening nhé!
Grand Opening là gì?
Grand Opening chắc hẳn không còn xa lạ với chúng ta khi trên đường đi làm, đi học hai từ này lại trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, vậy hai từ này có ý nghĩa như thế nào? Hiểu một cách đơn giản, từ này có nghĩa là lễ Grand Opening, là sự kiện đặc biệt quan trọng của một cửa hàng, chuỗi cửa hàng, khách sạn, trung tâm mua sắm…
Là sự kiện không chỉ giới thiệu loại hình kinh doanh, thương hiệu đến khách hàng mà còn định hình và phát triển thương hiệu cho các cá nhân, doanh nghiệp. Đây là sự kiện có sự tham gia của nhiều khách mời đặc biệt như các nhà đầu tư, khách VIP có tầm ảnh hưởng trong các lĩnh vực khác nhau, khách hàng tiềm năng, nhân viên công ty và có thể có sự góp mặt của các nhà báo, blogger,…
Ngoài ra, sự kiện Grand Opening còn là cơ hội để thu hút sự chú ý và tìm kiếm khách hàng cho các cơ sở mới, cơ sở vật chất mới được cải tạo hoặc nâng cấp trong hệ thống khách sạn, cửa hàng, showroom, v.v.
Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết
Sự kiện Grand Opening cửa hàng, khách sạn, showroom,… là rất quan trọng đối với các công ty, vì đây là cơ hội để định hình thương hiệu trong mắt khách hàng, đồng thời là cơ hội để thu hút và tìm kiếm những khách hàng tiềm năng mới. Vì vậy, việc tổ chức thành công sự kiện này luôn được chú trọng và đặt lên hàng đầu. Vậy quy trình tổ chức lễ Grand Opening như thế nào?
Chọn ngày diễn ra sự kiện
Ngày tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng và cần thiết đầu tiên trong công tác tổ chức một sự kiện. Việc xác định ngày tổ chức là tiền đề để có thể tiến tới các bước tiếp theo. Sau khi chọn ngày tổ chức, kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được hình thành và lịch trình cho các giai đoạn chuẩn bị sẽ được thiết lập.
Ngoài ra, ngày giờ tổ chức cũng phải được xem xét cẩn thận. Ngoài yếu tố ngày lành, tháng tốt, ngày tổ chức cần phải hợp với tuổi của chủ cửa hàng, khách sạn, công ty,… Một yếu tố khác cần chú ý, ngày diễn ra sự kiện nên được chọn trong một. Ngày đẹp trời và tập trung đông người nên thời điểm thích hợp thường được chọn là cuối tuần.
Các chủ đề liên quan đến sự kiện
Chủ đề của sự kiện cũng là yếu tố thu hút người tham dự. Nếu chủ đề của sự kiện chỉ đơn giản là “Lễ Grand Opening…” thì sẽ có vẻ hơi đơn điệu và nhàm chán. Vì vậy, ngày nay, các sự kiện Grand Opening thường được đổi mới để tạo sức hút hơn đối với người tham dự cũng như khách hàng.
Các chủ đề hấp dẫn, gây ấn tượng với khách mời thường được lựa chọn trong các sự kiện Grand Opening. Tuy nhiên, chủ đề nên ngắn gọn, đơn giản, gần gũi, dễ tiếp cận với người tham dự và phù hợp với phong cách, đặc điểm, văn hóa của đơn vị tổ chức sự kiện Grand Opening. Nó không chỉ mang lại điểm nhấn cho khách lưu trú mà còn là điểm nhấn cho những khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Xác định các chương trình khuyến mãi, giảm giá và quà tặng
Trong sự kiện Grand Opening, các chương trình khuyến mại, giảm giá hay các dịch vụ mua sắm, quà tặng là yếu tố quan trọng và không thể thiếu để thúc đẩy nhu cầu sử dụng dịch vụ, hàng hóa của công ty. Là cơ hội để khách hàng có cơ hội dùng thử và cảm nhận sản phẩm của công ty, là cơ hội để công ty thu lợi nhuận lớn trong tương lai.
Ý tưởng quảng cáo cho sự kiện
Các chương trình khuyến mãi, giảm giá, tặng quà diễn ra trong thời gian diễn ra sự kiện Grand Opening hoặc trong một khoảng thời gian nhất định tùy theo doanh nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta cần xác định rõ mức độ chi tiêu cho các hoạt động này để có thể theo dõi và có biện pháp điều chỉnh phù hợp dựa trên tình hình tài chính của công ty.
Lên kế hoạch, chương trình cụ thể
Để sự kiện khánh thành diễn ra thành công tốt đẹp thì một kế hoạch chuẩn xác, chi tiết và rõ ràng là vô cùng cần thiết. Cụ thể, kế hoạch cần bao gồm các nội dung sau trong lễ khai mạc:
- Xác định đối tượng khách và số lượng khách để bố trí chỗ ngồi hợp lý.
- biểu diễn văn hóa là gì, được thực hiện bởi ai? Ai là chủ và chịu trách nhiệm cho mỗi đại diện?
- Các trò chơi diễn ra trong thời gian chết của chương trình.
- Có một trò chơi xổ số? Có bất kỳ quà tặng cho các trò chơi?
- Khu trưng bày sản phẩm/dịch vụ của công ty.
- Trang trí các khu vực khác của lễ Grand Opening.
- Các nhân viên tham gia và hỗ trợ hoạt động của chương trình là ai? Mỗi người chịu trách nhiệm và phụ trách những công việc gì?
Xác định người tham dự sự kiện
Lên kế hoạch cho một chương trình cụ thể nên có lịch trình cụ thể cho từng phần, thời lượng của từng phần, thời lượng diễn ra như trọn ngày hay một buổi.
Đây là bước cần thiết và quan trọng nhất để sự kiện Grand Opening diễn ra suôn sẻ và suôn sẻ.
Chiến lược quảng cáo phù hợp
Quảng cáo là cách để nhiều người tìm hiểu về một công ty, sản phẩm và sự kiện Grand Opening của công ty đó. Chúng ta có thể lựa chọn và sử dụng nhiều hình thức quảng cáo khác nhau như quảng cáo trên báo, tạp chí địa phương, phát tờ rơi sự kiện Grand Opening hay thậm chí là phát phiếu giảm giá, phiếu miễn phí dịch vụ.
Các hình thức quảng cáo sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng, tiếp cận khách hàng bằng các hình thức truyền thông khác nhau, sẽ là cơ hội để doanh nghiệp đón khách hàng tự mình sử dụng, trải nghiệm sản phẩm, là cơ hội gia tăng lượng khách hàng tiềm năng trong thời gian ngắn.
Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển và phổ biến vào cuộc sống, ngoài các hình thức quảng cáo truyền thống, bạn có thể quảng cáo trên các website chuyên biệt hoặc các website có lượng người đăng ký lớn. . Là hình thức quảng cáo tiếp cận khách hàng nhanh nhất và trong thời gian ngắn nhất.
Ngoài ra còn rất nhiều hình thức quảng cáo khác như đặt banner, viết bài PR về công ty, sự kiện Grand Opening trên các báo lớn hay thậm chí là SEO từ khóa trên google để nhiều người có thông tin về lễ Grand Opening. Mặt khác, các hình thức này giúp bạn có thể tiếp cận nhiều khách hàng từ nhiều nguồn gốc khác nhau và tìm thấy nhiều khách hàng tiềm năng.
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp
Khi khách hàng đến với bạn, ngoài yếu tố chất lượng sản phẩm thì yếu tố dịch vụ chăm sóc khách hàng của nhân viên rất quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng khi nào quay lại sử dụng sản phẩm của bạn. Vì vậy, hãy đào tạo đội ngũ nhân viên của mình trở nên chuyên nghiệp, luôn thấu hiểu và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, nhằm mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.
Bài viết trên chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về khái niệm và quy trình tổ chức Grand Opening. Hy vọng những thông tin cung cấp trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm và giúp bạn chuẩn bị chu đáo cho sự kiện Grand Opening của tổ chức mình!
