Hội thảo, hội nghị – một trong những sự kiện quan trọng được nhiều công ty quan tâm hiện nay. Tuy nhiên, để một sự kiện quan trọng diễn ra suôn sẻ, cần có một nhà tổ chức giàu kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.
Hội thảo, hội nghị là gì?
Hội thảo, hội nghị là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau khiến nhiều người nhầm lẫn. Vì vậy, một hội nghị là gì và một hội nghị trông như thế nào?
Hội nghị là thuật ngữ dùng để chỉ những cuộc gặp gỡ của những người có chung một mối quan tâm. Họ sẽ gặp nhau ở một nơi để thảo luận về một chủ đề cùng quan tâm. Các cuộc hội thảo phổ biến nhất thường sẽ dựa trên các ngành công nghiệp và cộng đồng chung của những người quan tâm.
Các hội thảo thường sẽ giải quyết các vấn đề khoa học, lý luận và thực tiễn thời sự. Mục tiêu chính của chuyên đề là làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản cũng như cơ sở thực tiễn của vấn đề.
Hội nghị là từ dùng để chỉ cuộc họp được tổ chức một cách bài bản nhằm tổng kết hoạt động kinh doanh. Trong hội nghị này công ty sẽ thu được những kinh nghiệm bổ ích. Đồng thời, mỗi người cũng sẽ vạch ra hướng đi cho tương lai phía trước.
Đây là khái niệm cơ bản để chỉ hội nghị, hội thảo được đề cập trong bài viết này. Bằng cách giải thích này, bạn có thể phân biệt giữa một hội nghị và một hội nghị.
Các bước tổ chức hội thảo, hội nghị hoàn chỉnh
Để công việc tổ chức hội thảo, hội nghị được trọn vẹn, người tổ chức sự kiện phải nắm được những bước cơ bản quan trọng cần có.
Các bước tổ chức
Thông thường, hội thảo, hội nghị là những sự kiện trang trọng và phải được chuẩn bị hết sức cẩn thận và chu đáo. Những sự kiện như thế này thông thường sẽ có 5 bước tổ chức và chuẩn bị như sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần nghĩ ra chủ đề chính của bài nói hoặc bài giảng. Sự kiện ngày hôm đó sẽ xoay quanh chủ đề, tâm điểm chính của chương trình cũng như tâm điểm của khách tham dự hội nghị.
- Bước 2: BTC phải làm việc rõ ràng với diễn giả, người phát ngôn và các khách mời quan trọng của chương trình. Bạn cần chuẩn bị trước đầy đủ các công cụ để có thể nhắc diễn giả hoặc khách mời trình bày trong trường hợp họ quên nội dung thì sẽ có pass hoặc bảng để nhắc.
- Bước 3: Bạn tìm địa điểm phù hợp để tổ chức chương trình. Một số địa điểm thường được chọn để tổ chức như trung tâm hội nghị, khách sạn lớn. Bạn cần kiểm tra nhiều loại dịch vụ và cơ sở vật chất mà địa điểm cung cấp cho hội nghị của bạn.
- Bước 4: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết cho chương trình. Bạn phải hiểu nhu cầu của các bên liên quan và biết họ muốn gì cho tổ chức tốt nhất.
- Bước 5: Đăng ký hình thức hội thảo, hội nghị phù hợp nhất.
Một số lưu ý
- Đối với hội thảo
Những sự kiện như thế này thường rất hấp dẫn nếu các bạn có cùng quan điểm và sở thích về một vấn đề chung. Những workshop như thế này cũng sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức thú vị và bổ ích về vấn đề mà bạn quan tâm.
Đặc biệt, giao tiếp cũng cực kỳ quan trọng trong quá trình chuẩn bị. Bạn phải quảng bá hình ảnh của sự kiện thật mạnh mẽ để nhiều người biết đến nó. Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện mà bạn có thể lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp nhất.
- Đối với hội nghị
Trong các bài giảng nên bổ sung các tiết mục văn nghệ, các bài phát biểu, v.v. Tất nhiên, truyền thông cũng nên được định hướng bằng hình ảnh. Mọi thứ phải chuẩn bị để hội nghị diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Bạn có thể chọn thực hiện báo chí, truyền thông hoặc quảng cáo trên các trang mạng xã hội để lan truyền. Cách bạn chọn bạn sẽ chọn phương pháp phù hợp tùy thuộc vào quy mô của hội nghị.
Kịch bản tổ chức hội thảo, hội nghị
Thông thường, kịch bản được chuẩn bị cho hội thảo, hội nghị như sau:
- Người dẫn chương trình giới thiệu chủ đề của buổi biểu diễn, thành phần tham dự và nêu lý do chính của sự kiện ngày hôm đó.
- Đại diện khách mời lên phát biểu khai mạc chương trình.
- Chủ tịch nước sẽ tiếp tục dẫn dắt chương trình. Trong trường hợp sự kiện nhằm giải quyết một vấn đề nào đó thì ban tổ chức sự kiện sẽ định hướng nội dung cũng như điều hành, điều hành sự kiện. Điều này sẽ ngăn chặn xung đột không mong muốn xảy ra.
- Tổ chức thêm một vài tiết mục văn nghệ để chương trình không quá đơn điệu, nhàm chán.
- Đại diện các khách mời có mặt sẽ phát biểu và bế mạc chương trình. MC cuối cùng tuyên bố kết thúc hội nghị, hội thảo ngày hôm đó.
Trang phục cho cuộc hội thảo, hội nghị
Trang phục được lựa chọn để tham gia hội thảo, hội nghị phải lịch sự, kín đáo. Trang phục phải phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện. Thông thường, nam giới chọn áo sơ mi đi cùng quần tối màu và giày tây. Nữ giới sẽ chọn áo sơ mi trắng kết hợp với chân váy hoặc quần tối màu kết hợp với một đôi giày cao gót.
Một lưu ý nhanh khi tham gia các buổi hội thảo là bạn nên ưu tiên sự tối giản. Đặc biệt, trong quá trình tham gia, bạn không nên chọn trang phục quá sặc sỡ, diêm dúa hoặc hở hang. Không chỉ quần áo, đầu tóc và phụ kiện bạn chọn cũng phải gọn gàng và bóng bẩy.
Trang thiết bị và dịch vụ cần thiết cho hội thảo, hội nghị
Để sự kiện hội nghị, hội thảo diễn ra thành công, ban tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các thiết bị cần thiết. Ngoài ra, các dịch vụ dành cho người tham gia cũng phải chặt chẽ và chuyên nghiệp.
- Giấy, bút và văn phòng phẩm khác
- nền sân khấu
- Màn hình LED (Có thể chỉ chuẩn bị 1 màn hình lớn, trường hợp sự kiện quá lớn cần chuẩn bị nhiều màn hình để người ở xa có thể quan sát được)
- Máy chiếu độ nét cao nhất
- Loa, máy chiếu, micro và các thiết bị có thể dịch ra nhiều thứ tiếng để phục vụ nhiều đối tượng khách mời.
- Bàn ghế cho người tham dự
- Cuộc họp
- Cuộc hẹn
- Thông báo
- Báo cáo
- Kế hoạch và kịch bản chương trình chi tiết
- Phiếu yêu cầu tài trợ
- Thăm dò ý kiến người tham gia
- Phục vụ ăn uống cho đại biểu
Một sự chuẩn bị đầy đủ và tinh tế sẽ giúp cho buổi hội thảo, hội nghị diễn ra suôn sẻ. Đó cũng là cơ sở để đưa sự kiện này đến thành công viên mãn.
