Tổ chức lễ khai trương văn phòng mới là một trong những sự kiện trọng đại của một đơn vị nào đó. Do đó, cần có sự chuẩn bị kỹ càng về nhiều yếu tố để đảm bảo buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, hãy chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khai trương uy tín, chuyên nghiệp.
Khi nào tổ chức lễ khai trương văn phòng?
Việc tổ chức lễ khai trương vào thời điểm nào là vô cùng quan trọng đối với công ty. Vì vậy, chủ doanh nghiệp nên cân nhắc chọn ngày, giờ phù hợp để tổ chức lễ khai trương. Dưới đây là một số lưu ý khi chọn ngày tốt mở văn phòng:
- Tránh chọn sai ngày theo lịch vạn niên.
- Việc chọn ngày khai trương không được xung khắc với bản mệnh của doanh nhân, người lãnh đạo.
- Dựa vào các yếu tố như sao tốt, sao xấu để chọn ngày khai trương. Nên chọn ngày có nhiều sao Đại Cát như Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên Hỷ…
- Ngoài ra còn phải xem đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để chọn giờ khai trương.
Các hạng mục cần có trong lễ khai trương văn phòng
Để buổi lễ diễn ra suôn sẻ, khi tổ chức lễ khai trương văn phòng bạn cần chú ý những điều sau.
Hình ảnh thiết kế 2D và 3D
Đầu tiên bạn cần thiết kế những hình ảnh 2D, 3D đẹp mắt theo chủ đề mà bạn mong muốn để tạo ấn tượng ban đầu cho khách hàng. Nó giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và phong cách độc đáo của doanh nghiệp bạn.
Lập danh sách khách mời, sau đó gửi lời mời
Tiếp theo, bạn cần xác định khách mời tham dự lễ khai trương văn phòng. Thì bạn cần chuẩn bị thiệp mời, các công việc đón tiếp khách mời chu đáo nhất.
Chuẩn bị trang thiết bị, vật dụng cho lễ khai trương
Điều tiếp theo bạn cần chú ý khi tổ chức lễ khai trương văn phòng chính là trang thiết bị và vật liệu sử dụng. Cụ thể như hệ thống âm thanh, ánh sáng, backdrop, banner, standee, hoa tươi, pháo điện, pháo hoa giấy…
Trang trí sự kiện và chuẩn bị nhân sự cho buổi lễ
Bạn phải chuẩn bị trang trí sự kiện và lựa chọn nhân sự sẽ tham gia lễ khai mạc. Cụ thể, cách bài trí khu vực lễ tân, khu vực trưng bày sản phẩm, v.v.
Nghiên cứu và lựa chọn người dẫn chương trình, ca sĩ, lễ tân, quay phim, chụp ảnh… Bạn phải so sánh chất lượng và giá cả của các dịch vụ này để tìm được đơn vị chất lượng.
Quy trình tổ chức lễ khai trương văn phòng chuyên nghiệp
Dưới đây là các bước quy trình tổ chức lễ khai trương để quý khách tham khảo.
Bước 1: Xác định chủ đề
Chủ đề của sự kiện sẽ gắn liền với hình ảnh và văn hóa của công ty. Do đó, cần xác định chính xác chủ đề chính để từ đó triển khai các yếu tố xung quanh làm nổi bật và hài hòa với sự kiện này.
Bước 2: Tạo kịch bản buổi lễ
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức lễ khai trương văn phòng là lên ý tưởng, kịch bản chương trình. Lưu ý rằng kịch bản phải rõ ràng, mạch lạc, sáng tạo và đổi mới. Ngoài ra, cần xây dựng kịch bản dự phòng để có phương án xử lý trong trường hợp xảy ra sự cố, rủi ro.
Bước 3: Tạo danh sách khách mời
Theo danh sách khách mời của công ty để có sự chuẩn bị chu đáo. Từ đó giúp xác định quy mô buổi lễ và tìm địa điểm tổ chức hợp lý.
Bước 4: Chọn thời gian tổ chức buổi lễ
Công ty sẽ chọn thời gian tổ chức lễ khai trương văn phòng và thống nhất thời gian và địa điểm chính xác của buổi lễ.
Bước 6: Tiến hàng buổi lễ
Sau khi thống nhất sẽ tiến hành tổ chức lễ khai trương công ty theo đúng hợp đồng đã ký kết. Nếu có vướng mắc đơn vị sẽ giải quyết hợp lý nhất giúp quý khách hàng.
Trên đây là thông tin về cách tổ chức lễ khai trương văn chuyên nghiệp hiện nay.
