Sau kỳ nghỉ Tết Nguyên đán, chúng ta lại trở về guồng quay thường nhật và bắt đầu một hành trình mới tràn đầy năng lượng. Tổ chức tiệc khai xuân được coi là một lời chúc đầu năm thú vị, nơi mọi người có dịp gặp gỡ, trò chuyện và gửi đến nhau những lời chúc tốt đẹp nhất.
Đối với doanh nghiệp, hoạt động Hội xuân cũng là mục tiêu và được tổ chức hàng năm. Đây là dịp để ban lãnh đạo thể hiện tình cảm, sự quan tâm đối với nhân viên và khách hàng. Mang ý nghĩa như lời chúc doanh nghiệp đón một năm mới đầy may mắn, thuận lợi và thành công.
Mang nhiều ý nghĩa nhưng tổ chức tiệc khai xuân trọn vẹn không phải là việc dễ dàng đối với người tổ chức, nhất là với những người chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc. Vậy làm thế nào để tổ chức một bữa tiệc khai xuân đáng nhớ, chu đáo mà không quá tốn kém? Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp qua bài viết dưới đây.
Ý nghĩa của việc tổ chức tiệc khai xuân
Trong dân gian ta có câu “đầu xuôi đuôi lọt” – tức là một sự khởi đầu thuận lợi sẽ mang lại một kết quả viên mãn. Vì vậy, tổ chức tiệc khai xuân hay sum họp đầu năm là việc hệ trọng đối với mỗi doanh nghiệp, công ty.
- Tiệc khai xuân là sự kiện để ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên chào đón năm mới với mong ước một năm “thuận buồm xuôi gió” và “an khang thịnh vượng”.
- Đây được xem là dịp mang đến không khí sôi nổi, khích lệ tinh thần nhân viên, giúp tăng sự gắn kết giữa nhân viên, cũng như giữa cấp quản lý và người lao động, tăng tình đoàn kết giữa các phòng ban trong cơ quan để có nguồn cảm hứng và động lực làm việc trong năm tới.
- Nhân dịp khai xuân đầu năm, các công ty có thể điểm lại một năm đã qua, tổng kết các hoạt động và thành quả đạt được. Đồng thời xây dựng mục tiêu cho năm mới, với những đổi mới tích cực.
- Là cơ hội thể hiện uy tín và sự phát triển của công ty, là cơ hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu đến với khách hàng và đối tác.
Quy trình tổ chức tiệc khai xuân
Tổ chức bất kỳ sự kiện nào cũng không hề dễ dàng và tiệc xuân cũng vậy. Đây là bộ mặt của công ty, thể hiện đẳng cấp cũng như những thành tích mà công ty đã đạt được trong năm qua. Vì vậy, để có được một bữa tiệc vui vẻ và ý nghĩa, đơn vị tổ chức phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lên kế hoạch đến khâu thực hiện và tuân theo một quy trình chuyên nghiệp, nhất quán.
Xác định số lượng và lên danh sách khách mời
Trong những buổi lễ long trọng này, khách mời thường là quản lý, nhân viên hoặc những khách hàng “vip”, đối tác thân thiết của công ty. Bạn phải có danh sách chính xác số lượng người tham gia để chọn địa điểm phù hợp cho buổi họp mặt đầu năm và dự trù kinh phí hợp lý nhất.
Ngoài ra, bạn phải cẩn thận nắm bắt sở thích của nhóm khách. Bạn có thể nhờ đến sự góp ý của công chúng để lên ý tưởng tổ chức tiệc khai xuân cho công ty mình, hoặc lên ý tưởng tổ chức độc đáo, mới lạ thay vì áp dụng như cách tổ chức tiệc tất niên cho công ty những năm trước.
Tính thời gian tổ chức
Các công ty nên lựa chọn thời điểm tổ chức sao cho số lượng người tham gia là đông nhất. Khoảng thời gian từ lúc thông báo đến ngày diễn ra chương trình phải đủ dài để tạo cảm giác thoải mái trong quá trình chuẩn bị.
Tổ chức các sự kiện cuối tuần: Thứ 7 và Chủ Nhật sẽ là thời điểm tốt nhất để mọi người có thể tham gia đầy đủ.
Lựa chọn địa điểm
Khi bạn đã thiết lập ngân sách và xác định số lượng người tham gia, bạn có thể sử dụng thông tin ở trên để tìm địa điểm phù hợp. Nếu tổ chức với quy mô nhỏ, bạn hoàn toàn có thể tổ chức tiệc khai xuân ngay tại văn phòng của mình. Nhưng đối với những công ty lớn, số lượng khách mời nhiều thì bạn nên tìm một địa điểm uy tín, chuyên nghiệp và có kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên để giảm bớt áp lực cho ban tổ chức.
Để thuận tiện cho quá trình tổ chức, các công ty thường thích tổ chức sự kiện đầu xuân tại các nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị chuyên tổ chức sự kiện… Tuy nhiên, nếu bạn thích không gian, ngoài trời với cây cỏ, bạn có thể tổ chức tiệc ngoài trời với nhiều hơn các hoạt động vui chơi giải trí hấp dẫn. .
Nơi bạn đang tìm phải đáp ứng các tiêu chí có sảnh rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống âm thanh, ánh sáng, bếp chuyên dụng và các dịch vụ đi kèm khác như nhân viên phục vụ, lễ tân, bãi đỗ xe,…
Lên ý tưởng và chủ đề cho bữa tiệc
Để có một chương trình gặp mặt đầu năm ấn tượng và ý nghĩa, bạn cần chuẩn bị chủ đề và chọn concept cho chương trình.
Chủ đề của chương trình phải được định hướng theo triết lý kinh doanh của công ty hoặc xung quanh các chủ đề hiện tại. Các công ty cần chọn concept độc – lạ – chất để thu hút sự chú ý của khách hàng. Đồng thời, chủ đề của chương trình chào năm mới cần tránh lặp lại các năm trước hoặc sao chép đối thủ.
Xây dựng kịch bản chương trình
Nếu tất cả các bên đều có cùng một thể thức, nó sẽ quá nhàm chán. Một kịch bản chi tiết, độc đáo và sáng tạo chính là chìa khóa giúp bạn tạo ấn tượng mạnh với người tham dự.
Kịch bản chương trình càng chi tiết, rõ ràng càng tốt. Nhờ đó, việc tổ chức chương trình sẽ đơn giản và chính xác hơn, đồng thời hạn chế tối đa các rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời gian đã định.
Ngoài ra, cần có kế hoạch phân chia công việc hợp lý cho các thành viên tham gia, để xác minh rằng kế hoạch của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ và có phương án dự phòng phù hợp. Nếu sử dụng các dịch vụ bên ngoài, hầu như các công ty sẽ không cần đầu tư quá nhiều vào đội ngũ nhân sự của tổ chức.
Kế hoạch tổ chức
Bám sát kế hoạch và kịch bản đã lập, công ty sẽ chuẩn bị và tổ chức chương trình tiệc khai xuân.
Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị đủ nhân sự phục vụ tiệc. Đội ngũ lễ tân đón tiếp khách cùng nhân viên phục vụ nhiệt tình, chuyên nghiệp trong suốt sự kiện.
Sau đó là việc đảm bảo hệ thống âm thanh và ánh sáng hoạt động hiệu quả để các buổi biểu diễn âm nhạc và các bài phát biểu diễn ra suôn sẻ và thành công.
Bạn nên tổ chức một số trò chơi giao lưu giữa công ty và khách mời, sau đó tặng họ những món quà ý nghĩa để bày tỏ lòng biết ơn đối với sự có mặt của mọi người.
Kịch bản tổ chức tiệc khai xuân
Để có một sự kiện đêm giao thừa ấn tượng, bạn cần lên kế hoạch chi tiết và chương trình làm việc. Một kịch bản chương trình Tiệc Xuân thường bao gồm các yếu tố cơ bản sau:
- Đón khách: bố trí nhân viên đón khách
- Ổn định khách mời: MC mời khách mời trong hội trường vào vị trí chuẩn bị bắt đầu chương trình
- Chương trình chào mừng: Một chương trình ca múa nhạc để làm cho không khí sôi động và vui tươi
- Mc giới thiệu chương trình và mời đại biểu tham dự
- Lãnh đạo công ty phát biểu cảm nghĩ, tuyên bố lý do buổi tiệc, gửi lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn đến toàn thể CBCNV.
- Nghi lễ đầu năm: Các nghi lễ khai xuân như trồng cây nêu, múa lân, v.v.
- Đêm khai mạc: toàn thể khách mời nâng ly chúc mừng năm mới
- Trò chơi, ca nhạc: trong khi khách dùng bữa, MC có thể tổ chức các trò chơi nhỏ vui nhộn hoặc mời ca sĩ, ban nhạc biểu diễn.
- Hái lộc đầu xuân: chuẩn bị lì xì cho khách
- Bế mạc: MC kết thúc chương trình và tiễn khách
Những khó khăn khi tổ chức tiệc khai xuân
Tổ chức tiệc thôi nôi, khai xuân không dễ như bạn nghĩ. Những khó khăn khi tổ chức tiệc khai xuân ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng trải nghiệm tiệc của khách mời, vô hình chung khiến không khí buổi tiệc kém vui vẻ, thiếu sức sống.
Và một trong những khó khăn trong quá trình tổ chức tiệc khai xuân xin được kể đến như sau:
- Tiêu nhiều tiền mà không có kế hoạch phân bổ ngân sách hợp lý.
- Không thể nghĩ ra chủ đề tiệc khai xuân nào thật hấp dẫn và lôi cuốn người dự tiệc.
- Phong cách trang trí Hội xuân còn rập khuôn, nhạt nhẽo, chưa đủ sức để lại ấn tượng trong lòng quan khách.
- Bạn chưa chọn được địa điểm, nhà cung cấp tiệc trong sự kiện đầu năm
- Cho thuê thiết bị âm thanh ánh sáng, thiết bị khác không rõ chất lượng, giá cả
- Không biết chỗ nào thuê nhân viên, lễ tân, nhân viên chuyên nghiệp, hiệu quả
- Những tiết mục nghệ thuật, mời ca sĩ, mc biểu diễn mà người dẫn chương trình không biết chọn ai, giá cả như thế nào cho phù hợp.
- Các chương trình trò chơi, quay số tăng tính thống nhất, tôi không biết cách thiết kế bố cục.
Hy vọng những chia sẻ này sẽ phần nào giúp bạn tổ chức tiệc khai xuân hiệu quả.
