Nếu bạn đang chuẩn bị tổ chức tọa đàm nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu để có một buổi lễ ấn tượng, hãy tham khảo thông tin tổ chức tọa đàm ngay trong bài viết này.
Hướng dẫn kịch bản tổ chức tọa đàm
Để cuộc trò chuyện thành công, bạn cần một kịch bản tuyệt vời
Tọa đàm là hình thức tổ chức một cuộc thảo luận với sự tham gia của nhiều người để bàn luận về một vấn đề cụ thể. Kịch bản hội thảo đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của một buổi hội thảo. Anh điều khiển cuộc thảo luận diễn ra có thứ tự, không rời rạc mà quên mất mục tiêu chính. Vì vậy, để buổi seminar diễn ra thành công, cần xây dựng một kịch bản hội thoại cụ thể.
Một kịch bản được chuẩn bị kỹ lưỡng là điều cần thiết cho một talkshow được tổ chức tốt. Cuộc thảo luận sẽ rất khó đạt được kết quả nếu nó mang tính chất cá nhân, chỉ giải quyết một vấn đề đã đi đến hồi kết. Để buổi tọa đàm diễn ra thành công cần dẫn dắt các phần trao đổi, thảo luận theo kịch bản đã lập sẵn.
Trong kịch bản tổ chức hội thảo sẽ có các thành phần nội dung chính sau:
- Chủ đề thảo luận, ví dụ: Hội thảo “Chiến lược thương mại hiệu quả của các công ty”
- Dự kiến thời gian tổ chức thảo luận
- Địa điểm tổ chức hội nghị
- Những người tham gia tranh luận
- chủ đề thảo luận
- Tham luận của các đại biểu, đại biểu tham luận và đóng góp ý kiến tại hội thảo
- Nội dung chính của buổi tọa đàm sẽ được diễn ra với hai đối tượng là chuyên gia và người cần tiếp thu ý kiến.
- Nội dung chi tiết là phần tiếp nhận và phản hồi các câu hỏi, thắc mắc của người nghe. Sau đó, chia sẻ ý kiến của những người có kinh nghiệm để tìm ra giải pháp và hướng đi mới, giải quyết mục tiêu chính.
- Tóm tắt nội dung thảo luận
Quy trình tổ chức tọa đàm chi tiết
Lên kế hoạch tổ chức tọa đàm
Lên lịch thảo luận chi tiết
Kế hoạch tổ chức hội thảo doanh nghiệp chuyên nghiệp bao gồm các thành phần sau:
- Mục đích và mục tiêu cần đạt được của buổi thảo luận.
- Nội dung chính của hội nghị.
- Chọn một địa điểm và thời gian để tổ chức cuộc thảo luận.
- Dự trù kinh phí chương trình.
- Tìm một nhà tổ chức hội nghị chuyên nghiệp.
- Lập danh sách nhân sự tham dự hội thảo.
- Dẫn dắt một cuộc thảo luận
Yêu cầu chương trình tọa đàm
Tùy theo từng hạng khách mà công ty sẽ biên soạn nội dung chương trình cho phù hợp. Vì vậy, cần xác định rõ ràng, xác định chủ đề của chương trình đàm thoại. Là cơ sở để xây dựng ý tưởng, nội dung, kế hoạch khi tổ chức hội thảo hiệu quả và thành công.
Chuẩn bị tổ chức tọa đàm
Hãy xác định quy mô của buổi hội thảo mà công ty muốn tổ chức (toàn thể nhân viên, từng bộ phận, từng cấp nhân viên,…). Sau đó lên kế hoạch thời gian và địa điểm rõ ràng trước sự kiện. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà tổ chức hội thảo và các công ty trong việc hoạch định ngân sách, tránh việc triển khai không cần thiết. Thời điểm hợp lý nhất để tổ chức nên là cuối tuần.
Một số kinh nghiệm tổ chức tọa đàm hiệu quả
Tạo nội dung hấp dẫn
Chuẩn bị nội dung hấp dẫn với ý tưởng sáng tạo. Đồng thời đảm bảo rằng thông tin được giới thiệu trong sự kiện là thông tin phù hợp nhất.
Chọn đúng địa điểm phù hợp
Các trung tâm hội nghị, phòng họp khách sạn được trang bị đầy đủ công nghệ thường là lựa chọn hàng đầu cho các buổi hội thảo. Tiêu chuẩn của một cuộc hội thảo là đảm bảo về không gian, điều kiện làm việc cho phóng viên, kỹ thuật ghi hình, v.v.
Mời nhà báo, khách VIP
Chọn phóng viên phù hợp cho hội nghị
Việc tư vấn lựa chọn nhà báo, kênh truyền thông có khán giả, độc giả phù hợp với mục tiêu truyền thông có vai trò đặc biệt quan trọng. Điều này sẽ đảm bảo sự thành công của cuộc trò chuyện.
Diễn tập
Tọa đàm là buổi gặp gỡ trao đổi ý kiến, tọa đàm và chia sẻ kinh nghiệm thân mật giữa các chuyên gia và những người có nhu cầu tiếp thu thông tin, kiến thức trong một lĩnh vực cụ thể. Vì vậy, các công ty nên chuẩn bị kỹ lưỡng ở tất cả các khâu, tiến hành diễn tập, giúp phát hiện và ngăn chặn những bất ổn có thể xảy ra trong buổi hội thảo.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi hết bài viết!
