Người điều hành cuộc họp cần phải có những kỹ năng cơ bản nhất để điều hành cuộc họp thành công. Cụ thể sẽ được giải đáp trong bài viết này.
Vai trò của người chủ trì cuộc họp khi tiến hành họp
- Các chức năng mà máy chủ phải thực hiện
- Người tạo điều kiện cho các đề xuất từ tất cả các thành viên:
- Người chủ trì cuộc họp phải biết huy động mọi thành phần tham gia đóng góp ý kiến, sáng kiến.
- Nhận xét, phân tích, phê bình, góp ý cho cuộc họp.
- Người điều hành cuộc họp đang đi đúng hướng:
- Người chủ trì cuộc họp phải bám sát chương trình cuộc họp, đảm bảo cuộc họp diễn ra trôi chảy, đạt mục tiêu đề ra.
- Máy điều hòa:
- Người chủ trì cuộc họp phải tính đến trạng thái tinh thần của những người tham gia cũng như mối quan hệ cá nhân của họ với nhau.
- Các yếu tố tâm lý khác nhau có thể gây tắc nghẽn.
Dẫn dắt cho cuộc họp
- Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói và chia sẻ những câu chuyện đó với họ.
- Làm rõ và diễn giải cẩn thận các ý chính.
- Hỏi ý kiến của mọi người, ủng hộ những ý tưởng mới.
- Sử dụng “Kỹ năng động não” f
- Ghi lại ý tưởng và ghi chú trên bảng minh họa
- Sử dụng màu sắc tươi sáng và văn bản in đậm
- Sử dụng hình ảnh và từ ngữ
- Sử dụng dấu hoa thị để nhấn mạnh các điểm chính.
- Không dùng quá 7 chữ trên một dòng và 7 dòng trên một bảng.
- Xem tất cả các biểu đồ để dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
- Khi kết thúc cuộc họp, hãy đưa những biểu đồ này cho người ghi chú để đưa vào biên bản cuộc họp.
- Đặt câu hỏi mở để khuyến khích đầu vào của mọi người.
- Thời gian họp đáng để tập trung vào ý tưởng chứ không phải con người.
- Xác định các bước tiếp theo trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo các hành động cụ thể được thực hiện.
Giữ trọng tâm và tiến triển cuộc họp
- Nhận thông tin và dữ liệu cuộc họp. Hãy chắc chắn rằng mọi người đã nghe và trải nghiệm thông tin.
- Đảm bảo tất cả các thiết bị âm thanh hoạt động tốt, nhân viên lễ tân pha trà rót nước khi mọi người nghỉ giữa hiệp.
- Để mọi người có mặt triển khai nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt quá trình đó.
- Thể hiện sự đánh giá cao và hỗ trợ của bạn đối với những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người.
- Sử dụng bộ lập lịch để đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Điều chỉnh nhịp độ cuộc họp; tăng tốc, giảm tốc độ, tạm dừng, thay đổi hướng tiến bộ.
- Cho mọi người biết họ đang ở đâu trong cuộc họp đã lên lịch.
- Định kỳ tóm tắt các điểm chính và để mọi người thông qua.
- Giúp mọi người đạt được sự đồng thuận và rút ra kết luận
Làm chủ tọa tiến hành cuộc họp
Chủ tọa
- Bạn cần sàng lọc chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian không bị lãng phí với nội dung của mỗi cuộc họp.
- Hoặc các tiêu chuẩn khác giới hạn thời gian thảo luận hoặc cấm phát biểu dài.
- Đảm bảo mọi người đều có quyền phát biểu như nhau
Điều hành cuộc họp
- Hãy chắc chắn rằng tất cả các thành viên đều hiểu rõ ngay từ đầu về những gì cần thảo luận, vấn đề cần giải quyết và mục tiêu cần đạt được của cuộc họp.
- Lắng nghe cẩn thận và tập trung cuộc họp vào các mục tiêu của nó.
- Đơn giản hóa tất cả sự phức tạp với tóm tắt và tóm tắt.
- Tránh hiểu lầm và mơ hồ và cố gắng duy trì tính minh bạch trong các cuộc thảo luận.
- Kết thúc các cuộc thảo luận dài trước khi quá muộn.
Ghi chép biên bản cuộc họp
- Trong các cuộc họp, biên bản cuộc họp phản ánh các sự việc diễn ra trong cuộc họp.
- Một cuộc họp được coi là thành công khi biên bản cuộc họp có đầy đủ các yếu tố cần thiết.
- Thư ký ghi biên bản cuộc họp thường ngồi cạnh chủ tọa cuộc họp, nếu không thì chủ tọa phải ghi chép cuộc họp.
- Biên bản rất quan trọng để quản lý tiến độ cuộc họp, các quyết định và kết quả.
- Biên bản phải ngắn gọn, chính xác và minh bạch, bao gồm các con số, sự kiện, mục hành động và thời hạn.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết, chúc các bạn có nhiều thành công và may mắn!
