Tổ chức lễ khai trương cửa hàng là bước đầu tiên trong quá trình xây dựng và kinh doanh cửa hàng. Sự xuất hiện này mang nhiều ý nghĩa quan trọng, về mặt truyền thông, về ý nghĩa của cửa hàng. Vì vậy, “làm thế nào để tổ chức lễ khai trương cửa hàng hiệu quả nhất” luôn là vấn đề khiến các chủ cửa hàng suy nghĩ và đau đầu không biết bắt đầu từ đâu.
Một sự kiện khai trương chuyên nghiệp cần thực hiện rất nhiều yếu tố, từ việc lựa chọn ý tưởng, chủ đề buổi lễ, lựa chọn người nổi tiếng, trang thiết bị sự kiện, các trò chơi trong buổi lễ… Hoạt động này phải được thực hiện linh hoạt, trôi chảy, bảo đảm đúng mục đích, hiệu quả.
Chúng tôi sẽ mang đến cho độc giả một cách tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng hiệu quả. Từ đó hiểu được tầm quan trọng và những việc mình sẽ cần làm để chuẩn bị cho sự kiện.
Đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện khai trương cửa hàng
Không ai chi một khoản tiền lớn cho một hoạt động không hiệu quả hoặc không nhận lại được gì. Trên thực tế, hầu hết mọi người đều hiểu rằng mở cửa hàng là việc không cần bàn cãi, và thấy ai cũng làm, mình cũng làm. Nhưng trên thực tế, việc khai trương sẽ mang lại nhiều hiệu quả hơn bạn nghĩ.
Hướng tới truyền thông và quảng bá rộng rãi
Khai trương cửa hàng là hoạt động thu hút rất nhiều sự quan tâm của địa phương. Không phải tự nhiên mà trong các sự kiện luôn có tiếng loa, tiếng cồng chiêng vang dội hay những màn biểu diễn nghệ thuật hấp dẫn. Tất cả những hoạt động này đều có tác dụng làm cho những người xung quanh, những người qua đường tò mò, bị thu hút, họ sẽ chú ý đến những gì cửa hàng của bạn kinh doanh, từ đó trong tương lai họ sẽ nhớ đến cửa hàng này. Ngoài ra đây cũng được coi là một sự kiện quan trọng, nhân dịp này bạn hãy kết hợp với các trang báo điện tử, fanpage, website công ty để nhiều người biết đến cửa hàng của bạn hơn.
Truyền tải thông điệp của cửa hàng
Sự kiện khai trương, mọi hoạt động, kịch bản, ý tưởng sẽ được thực hiện có mục đích, bạn hoàn toàn có thể truyền tải thông điệp, tầm nhìn, sứ mệnh của cửa hàng đến khách hàng một cách ý nghĩa, tốt nhất, toàn diện và thấu đáo nhất.
Mong cầu sự may mắn
Yếu tố tâm linh cũng chiếm phần lớn tâm điểm khi tổ chức lễ khai trương. Vào mỗi dịp khai trương, bạn sẽ luôn thấy sự kiêu hãnh của sư tử và rồng, cũng như nghi lễ cắt băng khánh thành truyền thống. Lân sư rồng sẽ biểu diễn để thu hút mọi người, sau đó vào cửa hàng để mang lại may mắn cho gia chủ. Không chỉ vậy, lễ cúng thần tài, thần đất ở vùng đất này luôn được mọi người đặc biệt quan tâm, chú trọng.
Ngoài ra còn nhiều chỉ tiêu khác tùy theo ngành hàng và đặc điểm cửa hàng.
Khai trương cửa hàng cần chuẩn bị những gì?
Khai trương cửa hàng không hề đơn giản, bạn cần chuẩn bị những vật dụng khác nhau để đảm bảo thuận tiện cho việc cúng thần tài, hút khách hay trang trí cửa hàng sao cho bắt mắt, ấn tượng.
Đây là yếu tố quan trọng khi tổ chức buổi lễ. Có quá nhiều thứ phải chuẩn bị và bạn không thể làm điều đó chỉ trong 1-2 ngày. Lập ngay danh sách những thứ bạn cần mua, hoặc ít nhất là lấy giấy bút và viết ra những thứ sau.
Chủ đề lễ khai trương cửa hàng
Từ mục đích của buổi lễ và đặc điểm của cửa hàng, bạn cần lên chủ đề (concept) của toàn bộ chương trình. Để môn học này có thể đáp ứng được mục tiêu của chương trình. Chủ đề thường có nhiều cách để thực hiện chủ đề. Có thể bạn sử dụng một đặc điểm riêng của doanh nghiệp rồi phát triển nó thành một chủ đề, ví dụ như mở một cửa hàng bán son môi, bạn có thể khai thác về đôi môi, màu sắc và vẻ đẹp của người con gái…
Ý tưởng thực hiện và chủ đề sự kiện
Ý tưởng là ý tưởng hoạt động trong sự kiện, chủ đề là thứ thể hiện trong sự kiện như phông nền, tông màu, v.v.
Ý tưởng hay chủ đề thì rất nhiều, hay dở khó đánh giá nhưng có thể đánh giá những ý tưởng hay chủ đề này có phù hợp với cửa hàng, phù hợp với chủ đề hay không.
Mọi ý tưởng và chủ đề nên bắt nguồn từ chủ đề của sự kiện và đặc trưng của cửa hàng. Trong trường hợp ý tứ không thể hiện được 2 yếu tố này thì dù tốt đến đâu chúng vẫn lạc quẻ và không mang lại hiệu quả cho buổi lễ, điều đó cũng đồng nghĩa với việc số tiền chúng ta bỏ ra là vô nghĩa.
Để có những ý tưởng tổ chức sự kiện phù hợp nhất, hãy liên hệ với Á Châu, chúng tôi sẽ tư vấn và đồng hành miễn phí cho bạn.
Chuẩn bị lễ cúng
Mâm Cúng Khai Trương nhiều hay ít, lớn hay nhỏ là tùy thuộc vào yêu cầu của gia chủ, nhưng ít nhất bạn cũng nên có những thứ cần thiết với Mâm Cúng Khai Trương như sau:
- Dĩa trái cây
- Bình hoa
- 3 đĩa xôi,
- 3 cốc nước trắng
- 3 tách trà
- 2 ngọn nến
- Đĩa trầu cau
- Bộ lễ vàng mã
- 1 con gà luộc,
- 1 đầu heo luộc (hoặc quay, hoặc 1 con heo sữa quay tùy điều kiện),
- Bát hương hoặc gạo thắp hương
Tùy từng nơi sẽ có sự chuẩn bị, thêm bớt tùy theo văn hóa, tôn giáo, tín ngưỡng của mỗi nơi. Dù chúng ta ở đâu, mục tiêu của chúng ta luôn là cầu chúc may mắn.
Thư mời
Chuẩn bị thư mời và danh sách mời. Những tấm thiệp mời gửi đến khách hàng đặc biệt với nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ về buổi lễ khai trương sẽ tạo được thiện cảm tốt và thu hút sự chú ý của khách mời. Vì vậy, các công ty nên thiết kế thiệp mời thật ấn tượng và độc đáo, chú ý đến tính nhất quán, ngắn gọn và súc tích.
- Biết đối tượng bạn muốn mời, lập danh sách khách mời
- Thiết kế thiệp mời sang trọng và chuyên nghiệp hoặc đặt hàng từ các cửa hàng thiệp mời.
- Đảm bảo thư mời đến được tay người nhận.
- Trường hợp đặc biệt có thể đến tận nơi, hoặc gọi điện trực tiếp cho khách hàng.
Trang trí cửa hàng
Hầu hết thời gian, sau khi cửa hàng mở cửa, khách hàng và chủ sở hữu đến bên trong để tham quan và hỏi về các sản phẩm và dịch vụ. Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ, từ đó thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả. Chính vì vậy, việc trang trí bong bóng chào mừng, băng rôn, khẩu hiệu hay tiệc bên trong cửa hàng là rất quan trọng trong mỗi sự kiện.
Tùy thuộc vào chủ thể, ý tưởng của bạn hay đơn vị thi công mà làm sao thể hiện sự chuyên nghiệp, trau chuốt và phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu.
Quà tặng khai trương
Ấn tượng không chỉ trong quá trình tổ chức sự kiện mà còn có thể lưu lại sau chương trình thông qua những món quà gửi đến khách mời.
Bạn nên chuẩn bị những món quà nhỏ nhưng độc đáo và ấn tượng, có logo của cửa hàng để lại những kỉ niệm và dấu ấn khó quên với những ai đến tham dự buổi lễ khai trương.
Không chỉ vậy, một chiếc áo hay sticker có in logo công ty của bạn không chỉ giúp khách mời nhớ đến sự kiện mà còn giúp bạn quảng bá thương hiệu của mình trên diện rộng.
Nhân viên phục vụ sự kiện
Chương trình sẽ không hoạt động hiệu quả nếu chỉ có một người dẫn dắt sự kiện. Và bạn cũng không có 3 đầu 6 tay để có thể đón khách, cắt ban nhạc, làm mc, xử lý âm thanh ánh sáng… Việc bạn phải làm là chuẩn bị một đội ngũ nhân viên hỗ trợ. bạn và Bạn chủ yếu tập trung vào việc quản lý chung và xây dựng mối quan hệ với khách hàng và đối tác.
Bạn phải cân đối và có những nhân sự chính sau:
- Nhân Viên Tổ Chức Sự Kiện – công việc chính là setup âm thanh, ánh sáng và các thiết bị phục vụ cho buổi lễ.
- Pg, Lễ tân – tiếp khách, pha trà, nâng khay và ổn định chỗ ngồi cho khách.
- Máy cắt băng – đối tác và lãnh đạo cửa hàng.
- MC – người chịu trách nhiệm dẫn dắt và công bố các chương trình.
- Người nổi tiếng – tham gia và xây dựng phương tiện truyền thông trong sự kiện này.
- Nhiếp ảnh gia/Quay phim – mang đến những bức ảnh và video tuyệt vời cho sự kiện.
- Nhân viên phục vụ chương trình văn nghệ – ca sĩ, người mẫu giới thiệu sản phẩm, đội múa lân…
Xem ngày khai trương cửa hàng phù hợp
Trước khi làm lễ khai trương nên xem ngày giờ theo tuổi để xác định giờ làm lễ, đặt bàn cúng, khai trương đón khách để mọi việc suôn sẻ, cửa hàng làm ăn thuận lợi. . thương mại cho đại chúng.
Cùng với tín ngưỡng tâm linh, nó là một yếu tố không thể thiếu ở Việt Nam, mang nhiều ý nghĩa đem lại niềm tin và sự lạc quan về tương lai.
Việc chọn ngày giờ cũng cần cẩn thận, tránh những ngày nghỉ lễ, ngày làm việc để tránh việc khách có mặt như đã hẹn.
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng
Sau các bước chuẩn bị, giờ là lúc bạn cần lên một kế hoạch cụ thể để thực hiện chương trình theo đúng kỳ vọng đã đề ra.
Chương trình nên có những điểm nhấn đáng kể để tránh nhàm chán. Trong buổi lễ, bạn nên kết hợp một số hoạt động như ca nhạc, game show vui nhộn, bốc thăm trúng thưởng,… để tăng tính hấp dẫn và ấn tượng cho buổi lễ.
Lập ngân sách và tối ưu hóa chi phí
Chi phí cho một sự kiện luôn biến động dữ dội, có khi chúng chỉ vài triệu, có khi vài chục hay trăm triệu, điều đó phụ thuộc vào quy mô và ngân sách mà bạn đặt ra cho mình.
Để tối ưu hóa chi phí, tránh các bước không cần thiết và không hiệu quả. Ví dụ, bạn không nên chọn hệ thống PA đắt tiền nếu địa điểm khai trương cửa hàng của bạn ở một không gian vừa phải, hay bạn không nên thuê quá nhiều nhân viên lễ tân để tránh lãng phí….
Thay vào đó, hãy ưu tiên trang trí làm nổi bật cửa hàng, sản phẩm, chi phí quảng cáo và truyền thông.
Kịch bản sự kiện khai trương cửa hàng tiêu chuẩn
Kịch bản là thứ bắt buộc phải có của mỗi sự kiện, các kịch bản thường tuân theo nguyên tắc phần lễ – phần hội.
Phần lễ: bao gồm các nghi thức như MC dẫn chương trình, đại diện phát biểu, chiếu phim doanh nghiệp, khai trương cửa hàng
Phần biên tập: Bao gồm các tiết mục văn nghệ, mini game show, bốc thăm,…
Tuy nhiên, với sự biến đổi ngày nay, hầu hết các sự kiện sẽ có hình thức cốt truyện phong phú hơn, không chỉ có lễ, hội mà có thể chia thành nhiều phần như một câu chuyện trên sân khấu.
Để tạo một kịch bản tiêu chuẩn, bạn cần lập kế hoạch như sau:
- Đón khách và ổn định chỗ ngồi.
- Công tác chuẩn bị cho lễ khai giảng
- Cắt băng khánh thành
- Biểu diễn nghệ thuật, giải trí, múa sư tử và múa rồng
- Xin cảm ơn quý vị đại biểu!
- mời khách
- Tiệc mặn, tiệc ngọt
- Lễ bế mạc
Chiến dịch truyền thông và tiếp thị
Số tiền để tổ chức một sự kiện thường không hề nhỏ nên những sự kiện như khai trương cửa hàng – một loại hình event marketing sẽ luôn đi kèm với các chiến dịch marketing khác, trong đó có digital marketing. Các sự kiện này thường sẽ được đăng tải trực tuyến, quảng cáo trên các fanpage về thời gian, địa điểm cũng như giới thiệu những người nổi tiếng trước khi tham gia sự kiện để thu hút mọi người. Trong thời gian diễn ra sự kiện sẽ có live stream dành cho những bạn không thể đến tham gia sự kiện. Và sau sự kiện sẽ có phần tổng hợp các hình ảnh của sự kiện, qua đó giới thiệu về công ty
- Tổ chức một sự kiện trên các trang truyền thông xã hội và quảng bá nó rộng rãi.
- Đầu tư vào báo chí và phương tiện truyền thông để quảng bá sự kiện.
- Liên kết với những người nổi tiếng tập trung vào người tiêu dùng.
- Tạo ưu đãi thu hút người tiêu dùng và khách.
Kết hợp với các hoạt động Activation
Để khai thác triệt để yếu tố tiếp thị địa phương, các sự kiện thường có các hạng mục dành cho người qua đường, chẳng hạn như tặng phiếu giảm giá trong ngày, mini game show xổ số hoặc có linh vật, trang phục mời khách hàng qua đường khám phá và tham quan dịch vụ.
