Hội nghị khách hàng là sự kiện thường niên của công ty với khách mời bao gồm khách hàng mới, khách hàng cũ và đối tác chiến lược. Sự kiện được tổ chức với mục đích quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tiếp cận khách hàng tiềm năng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của doanh nghiệp. Hơn nữa, sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách hàng thân thiết và thu hút thêm sự quan tâm của những khách hàng mới. Có thể thấy đây là một sự kiện vô cùng quan trọng và được các công ty, doanh nghiệp đứng ra tổ chức.
Tìm hiểu thông tin hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng là gì?
Hội nghị khách hàng là cuộc họp được tổ chức để bàn bạc về một công việc cụ thể nhằm tổng kết quá trình hoạt động, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng kinh doanh trong thời gian tới.
Đối với doanh nghiệp, hội nghị khách hàng là sự kiện do doanh nghiệp tổ chức nhằm mục đích đối thoại, thảo luận về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp, đồng thời giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới đến khách hàng. Để liên kết hoặc phỏng vấn khách hàng, nhà đầu tư. Duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng.
Đây là sự kiện thường niên được tổ chức tại công ty vào dịp giữa năm hoặc cuối năm. Với đối tượng khách mời chính là các khách hàng, đối tác chiến lược của công ty và của công ty.
Mục đích của hội nghị khách hàng
Mỗi công ty đều có những định hướng khác nhau về mục đích tổ chức hội nghị khách hàng. Tuy nhiên, việc tổ chức hội nghị khách hàng nhìn chung nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Đây là dịp để các công ty tri ân khách hàng đã ủng hộ sản phẩm và dịch vụ của mình.
- Tổ chức các hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ… Giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ của công ty từ đó thắt chặt mối quan hệ với khách hàng. Đồng thời tạo cơ hội tạo dựng uy tín với khách hàng, đối tác thân thiết.
- Hiểu rõ hơn nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Từ đó đưa ra các thông điệp mới về sản phẩm, các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, quà tặng của công ty tới các khách hàng thân thiết.
- Nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty ra cộng đồng, giúp công ty tiếp cận và thu hút nhiều khách hàng mới, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Các loại hội nghị khách hàng
- Hội nghị tri ân khách hàng
Mục đích chính của hình thức này là mang thông điệp cảm ơn đến những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của bạn. Đây là một sự kiện quan trọng cả về hình thức lẫn nội dung. Vì vậy, công tác tổ chức, đón tiếp khách phải được đặc biệt chú trọng.
- Trình bày sản phẩm mới.
Đúng như tên gọi, đây là sự kiện giới thiệu các sản phẩm chiến lược của công ty tới công chúng, giới truyền thông và đối tác. Từ đó, tạo bước đệm trước khi sản phẩm được bán chính thức. Muốn vậy, khâu trang trí, nội dung chương trình cũng như trải nghiệm sản phẩm luôn phải được lên kế hoạch rõ ràng và đầu tư thiết kế.
- Hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm
Nhằm mục đích thông báo kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình phát triển, những kế hoạch và dự định trong những năm tới của công ty. Đây là sự kiện quan trọng diễn ra hàng năm và thông thường khách mời sẽ là đại diện khách hàng thân thiết và nhân viên công ty.
- Hội nghị quan trọng
Đó là cuộc gặp giữa các nguyên thủ quốc gia để bàn về các vấn đề kinh tế, chính trị hợp tác giữa các quốc gia. Trong sự kiện này, mọi thứ phải được chuẩn bị chu đáo và hoàn hảo nhất có thể. Đồng thời, các kế hoạch dự phòng là rất cần thiết.
Quy trình cơ bản tổ chức hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động vô cùng phổ biến hiện nay có thể bắt gặp ở bất kỳ công ty nào. Thông thường, cấu trúc của một hội nghị thường đơn giản, bao gồm bài phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), giao lưu, thảo luận và các tiểu mục như văn nghệ, văn nghệ, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng. Nội dung hay chủ đề (subject) chính là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham gia của người tham dự.
Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, bạn cần thực hiện theo quy trình với các bước dưới đây:
Xác định mục đích của hội nghị
Bạn phải xác định chủ đề của hội nghị một cách rõ ràng và chính xác. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch cho các hoạt động diễn ra trong khuôn khổ hội nghị một cách chi tiết và hiệu quả nhất.
Thông thường, việc tổ chức hội nghị, các công ty thường nhằm mục đích tri ân khách hàng, ra thiếu sản phẩm mới, tìm kiếm đối tác kinh doanh mới, phát triển thương hiệu và khẳng định giá trị. Tùy vào mục tiêu của khách hàng sẽ có kế hoạch chi tiết và dự toán chi phí tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng phù hợp.
Xác định đối tượng, lượng khách hàng
Chìa khóa thành công của hội nghị chính là khách hàng. Nếu xác định sai client sẽ không mang lại kết quả như mong đợi. Để xác định đối tượng mục tiêu, các công ty cần hiểu sản phẩm của họ. Từ đó vẽ ra chân dung khách hàng như: giới tính, độ tuổi, công việc, sở thích,..
Sau khi xác định được đối tượng tiếp theo, bạn cần ước tính số lượng khách mời tham dự và tiến hành gửi thư mời tới khách hàng.
Chọn thời gian và địa điểm sự kiện
Khi đã xác định được số lượng khách mời, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức chương trình của mình.
- Thời gian tổ chức: Buổi sáng từ 8h đến 10h, buổi chiều từ 14h đến 16h, buổi tối từ 16h đến 20h vào các ngày như thứ 7, chủ nhật, các ngày lễ tết, lễ cuối năm. Nên tổ chức vào ngày nghỉ lễ để đảm bảo thời gian cho khách hàng, công ty, nhân vật lớn (doanh nhân) có thể thu xếp tham dự.
- Chọn địa điểm: Như khách sạn, trung tâm sự kiện, v.v. Tùy theo quy mô chương trình và mong muốn của khách hàng. Khi lựa chọn địa điểm cần quan tâm đến các dịch vụ tiện ích đi kèm như: bãi đậu xe, sân khấu trình chiếu, thiết bị trình chiếu, âm thanh ánh sáng.
Nếu ở khách sạn thì chi phí thường cao, chất lượng chỉ ở mức tương xứng. Bạn phải lựa chọn sử dụng dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả.
Lên ý tưởng, viết kịch bản chương trình
Khi đã xác định rõ những yêu cầu và kỳ vọng sẽ đạt được từ hội nghị, bạn có thể bắt tay vào xây dựng, lên ý tưởng và lên kế hoạch sơ bộ cho hội nghị khách hàng. Trong đó, nội dung kịch bản cần thể hiện rõ những điểm chính, điểm nhấn và diễn biến chương trình sẽ diễn ra trong hội nghị.
Các kịch bản rất quan trọng trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu bạn tổ chức họp mặt với tâm trạng bộc phát, nhiều vấn đề phát sinh mà bạn không lường trước được, dẫn đến buổi lễ không diễn ra như kế hoạch. Vì vậy, kịch bản là khâu quan trọng và quyết định trực tiếp đến sự thành công của cả chương trình.
Nếu kịch bản quyết định sự diễn ra suôn sẻ của chương trình thì ý tưởng chương trình chính là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng trong quá trình tham gia sự kiện. Một ý tưởng hay, độc đáo sẽ kích thích và gây tò mò cho khách hàng, khiến họ hào hứng và tạo cho họ ấn tượng tốt về doanh nghiệp.
Hầu hết các công việc liên quan đến ý tưởng, kịch bản cũng như dàn dựng đều được giao phó cho ban tổ chức sự kiện. Họ là những đơn vị có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn tràn đầy những ý tưởng mới, giúp buổi hội nghị thêm hấp dẫn và mang đến cho khách hàng của bạn những trải nghiệm tuyệt vời.
Triển khai thực hiện
Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn diễn ra đúng kế hoạch và có gây được ấn tượng với khách mời hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:
- Thiết kế ấn phẩm phục vụ sự kiện
- Chuẩn bị tất cả các tài liệu liên quan đến nội dung hội nghị, băng hình để giới thiệu và quảng cáo sản phẩm của công ty.
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị, hội thảo, bố trí phòng và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Cài đặt âm thanh, ánh sáng, màn hình, thực hiện công việc theo kịch bản đã lập trình sẵn.
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm: Phương tiện di chuyển, đồ ăn, nước uống, quà tặng, quà tặng, nhân viên phục vụ tại phòng chu đáo, nhiệt tình.
- Lựa chọn nhân sự trong chương trình
- Các trường hợp dự phòng, bổ sung, thay thế nếu cần thiết.
Bí quyết tổ chức hội nghị khách hàng thành công
Chủ đề sự kiện
Chủ đề và ý tưởng của một chương trình tạo thành một tổng thể toàn diện thể hiện mục tiêu cần đạt được. Chủ đề hay và ý tưởng hay là vô cùng quan trọng khi bạn tổ chức hội nghị với khách hàng. Chủ đề nói chuyện nên ngắn gọn nhưng phải thể hiện được thông điệp và mục đích của chương trình. Giúp khách của bạn thấy được lợi ích của việc tham gia.
Khách mời đặc biệt
Hội nghị của bạn nhất thiết phải có sự góp mặt và góp mặt của những người nổi tiếng và có tầm ảnh hưởng thì mới tạo được sự tin tưởng của những khách mời có mặt, buổi lễ sẽ trở nên đặc biệt khi có sự góp mặt của những gương mặt này.
Bạn nên chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của mình, những người sẽ giúp bạn tạo uy tín và niềm tin cho chương trình. Đồng thời rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp nâng cao tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng.
Hãy lên danh sách các câu hỏi và kịch bản riêng cho các chuyên gia để mọi người có thể phối hợp một cách hợp lý nhất.
Địa điểm và tiện ích đi kèm
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị cũng là điều cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tổ chức nên phù hợp với quy mô của hội nghị, không quá to hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí của hội nghị. Đơn vị tổ chức cũng nên chú ý đến các thiết bị đi kèm phòng hội thảo như màn chiếu, sân khấu, âm thanh ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và ước tính chi phí chính xác nhất.
Công tác truyền thông
Để buổi hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp, anh không thể thiếu các hoạt động truyền thông của sự kiện. Hiện nay có rất nhiều cách để công chúng biết đến sự kiện của bạn. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì có thể làm giảm sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá sát ngày tổ chức vì sẽ khó sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra trước sự kiện 1-2 tuần và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng mục tiêu của hội nghị.
Người tham dự
Mục đích chính của hội nghị khách hàng là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Đây là lý do tại sao nhận được thông tin từ khách của bạn là rất quan trọng. Vì khi có nhiều thông tin, chúng ta sẽ có nhiều cách tiếp cận khác nhau để đạt được hiệu quả tốt nhất. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền biểu mẫu trực tuyến, v.v.
Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn phần nào trong việc tổ chức hội nghị khách hàng, tiệc tri ân khách hàng chất lượng.
