Họp báo là cuộc gặp gỡ của các đơn vị báo chí nhằm cung cấp thông tin về các sự kiện sắp diễn ra. Mục đích của buổi họp báo là phổ biến những thông tin quan trọng để công chúng biết rõ hơn về những gì đang diễn ra.
Tổ chức họp báo là gì?
Tổ chức họp báo (hay còn gọi là họp báo) là cách các công ty lựa chọn để kết nối với giới truyền thông và cộng đồng. Hiện nay, sự kiện họp báo không còn quá xa lạ đối với các cơ quan, công ty. Đặc biệt là buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới.
Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là hoạt động nhằm giới thiệu, quảng bá sản phẩm, thương hiệu đến khách hàng tiềm năng. Đó là cách nhanh nhất để bạn truyền tải thông điệp, hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ của mình đến khách hàng, đối tác. Vì vậy, để tạo ấn tượng ban đầu, khẳng định chất lượng thương hiệu của công ty bạn đối với khách hàng, bạn cần tạo ra một buổi họp báo thật ấn tượng.
Mục đích tổ chức họp báo là gì?
Họp báo là hình thức sự kiện kết nối doanh nghiệp với các cơ quan thông tấn báo chí và cộng đồng. Thông qua đó, họ cũng sẽ cung cấp cho giới truyền thông và công chúng những thông tin cơ bản và quan trọng nhất để đạt được mục tiêu truyền thông của mình. Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tổ chức họp báo với nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, tất cả đều hướng tới những mục tiêu chính như:
- Ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của công ty (Phim, sản phẩm mới, MV ca nhạc,…)
- Thay đổi thông tin công ty cần thiết hoặc xác định sản phẩm cũ
- Tiết lộ thông tin quan trọng trực tiếp liên quan đến công ty
- Xử lý khủng hoảng truyền thông như: Đính chính thông tin sai lệch, xác nhận thông tin,..
Vai trò và lợi ích của việc tổ chức họp báo
Các chiến dịch tiếp thị hiệu quả cho sản phẩm và thương hiệu của công ty: Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể là một phương tiện truyền thông tốt. Tuy nhiên, với sự có mặt của báo chí và các phương tiện truyền thông, nó thậm chí còn hiệu quả hơn. Giúp thu hẹp khoảng cách giữa sản phẩm kinh doanh và người tiêu dùng.
Gia tăng niềm tin và uy tín của khách hàng và đối tác: việc báo chí đăng tải thông tin về công ty và sản phẩm của công ty sẽ tạo được uy tín và niềm tin trong mắt khách hàng.
Gia tăng cơ hội phát triển và hợp tác với các đối tác tiềm năng: Đây không chỉ là cơ hội thu hút khách hàng mà còn là cơ hội để các đối tác tiếp xúc và hiểu rõ hơn về sản phẩm, thương hiệu của công ty.
Tạo hiệu ứng lan truyền (link chia sẻ, mạng xã hội): thời đại công nghệ 4.0 giúp các sự kiện của doanh nghiệp được phủ sóng rộng rãi trên các trang mạng xã hội. Từ đó, công chúng dễ dàng tiếp cận thông tin và cập nhật nhanh chóng.
Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm
Để một cuộc họp báo thành công, nó phải thu hút các cơ quan báo chí. Để hướng đến đối tượng và đạt được mục đích quảng bá sản phẩm của công ty, các tổ chức, cá nhân cần đảm bảo có sự chuẩn bị kỹ lưỡng với một quy trình đầy đủ các bước dưới đây.
Lên kế hoạch chi tiết cho buổi họp báo
Điều đầu tiên cần làm khi bạn muốn tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm là lên một kế hoạch chi tiết và chính xác về sự kiện. Và để có một kế hoạch chi tiết hiệu quả thì cần xác định rõ mục tiêu, lên ý tưởng về nội dung cũng như thành phần tham gia chương trình.
Xác định đúng yêu cầu khi tổ chức họp báo sẽ giúp bạn chọn được chủ đề, concept phù hợp cho sự kiện. Mục đích của buổi họp báo cần được xác định rõ ràng. Mục tiêu càng rõ ràng và chi tiết thì càng dễ đánh giá và đo lường tác động của sự kiện sau khi nó kết thúc.
Nên tập trung vào các yếu tố thống kê chứ không phải cảm tính, như số hãng thông tấn có mặt, số bài báo đăng, số khách hàng mục tiêu tiếp cận trong buổi họp báo, v.v.
Chuẩn bị nội dung kịch bản
Phần nội dung luôn là phần quan trọng nhất trong kịch bản họp báo mà bạn cần chú ý khi lên kế hoạch tổ chức họp báo. Nội dung hay, hay sẽ thu hút dư luận, nhà báo sẽ quan tâm đến chương trình hơn. Và về nội dung, điều quan trọng nhất là sản phẩm bạn muốn ra mắt, điều này sẽ được nói đến xuyên suốt buổi họp báo.
Hơn nữa, bạn còn phải biết cách viết kịch bản MC. Hình ảnh sản phẩm nên được chuẩn bị cẩn thận. Buổi họp báo sẽ hay hơn nếu có sự góp mặt của các nhân vật có mặt phát biểu hoặc đánh giá sản phẩm.
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
Thời gian, địa điểm cũng là một trong những vấn đề cần được cân nhắc, tính toán kỹ lưỡng trước khi tổ chức họp báo.
- Thời gian
Khác với các sự kiện thông thường khác thường diễn ra vào buổi tối hoặc các ngày cuối tuần, sự kiện báo chí thường diễn ra vào buổi sáng, tránh buổi tối hoặc các ngày nghỉ, lễ, Tết. Lý do là nếu sự kiện diễn ra vào buổi sáng, các hãng thông tấn có thể đưa tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo đưa tin kịp thời và cập nhật về sự kiện. .
- Vị trí
Cần chọn những địa điểm có không gian phù hợp, rộng rãi, đủ cho số lượng khách mời và đầy đủ tiện nghi cho phóng viên tác nghiệp. Tùy theo mục đích và quy mô, các công ty thường lựa chọn hình thức tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị.
Một điều lưu ý là nên chọn những địa điểm gần trung tâm, thuận tiện cho việc di chuyển của cơ quan báo chí và khách mời.
Xin giấy phép tổ chức
Đây là bước cực kỳ quan trọng trong quy trình họp báo. Nhiều buổi họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn đến hủy toàn bộ chương trình khi thời gian bắt đầu sự kiện đã cận kề.
Hồ sơ xin phép tổ chức họp báo bao gồm:
- Văn bản đề nghị cho phép tổ chức họp báo với tư cách cá nhân, bao gồm: chủ đề, thời gian, địa điểm, nội dung, người chủ trì (họ tên, chức vụ), khách mời
- Các tài liệu liên quan đến chủ đề và nội dung chương trình họp báo (kịch bản, chương trình quảng bá, giấy phép biểu diễn…)
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (có công chứng)
- Hợp đồng thuê phòng tổ chức sự kiện
Lên danh sách khách mời và cơ quan báo chí
Các phương tiện truyền thông và đài phát thanh nên được xem xét và lựa chọn dựa trên mục tiêu kinh doanh và truyền thông của công ty. Sau khi chốt danh sách các cơ quan báo chí và khách mời, các công ty sẽ bắt đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời. Đừng quên xác nhận để biết chính xác số lượng người có mặt tại sự kiện.
Vì tất cả các khách mời tại sự kiện đều có liên quan đến giới truyền thông hoặc có ảnh hưởng, nên mỗi lời mời phải trang trọng, lịch sự và chân thành. Nội dung thư mời phải có đầy đủ các thông tin quan trọng: Chủ đề họp báo, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện, nhân vật chính tham gia họp báo…
Trước ngày họp báo 1 ngày, bạn phải liên hệ với các cơ quan báo chí và khách mời để xác nhận sự có mặt của mình tại sự kiện và có phương án dự phòng phù hợp. Là công việc không thể thiếu trong quy trình tổ chức họp báo của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Chuẩn bị tài liệu cho buổi họp báo
Đối với bất kỳ sự kiện họp báo nào cũng cần có các tài liệu đi kèm để nhà báo, phóng viên hoặc khách mời nắm được diễn biến của buổi họp báo và tìm kiếm thông tin cần thiết.
Các tài liệu chính từ buổi họp báo bao gồm:
- Thông cáo báo chí: Thông tin công ty, Sắp ra mắt, Thương hiệu công ty
- Chi tiết sản phẩm, thuyết trình sẽ được bàn giao cho MC.
- Kịch bản chương trình, kịch bản MC và kịch bản phát biểu, trả lời báo chí.
- Trình chiếu, giới thiệu sản phẩm, nếu có 1-2 video giới thiệu sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn
- Bài phát biểu từ các nhà lãnh đạo, nhà tài trợ, đối tác lớn, lời chứng thực từ một vài khách hàng.
Xây dựng, tổ chức
Việc dàn dựng, dàn dựng sự kiện thường được thực hiện trước thời gian diễn ra sự kiện từ 1-2 ngày. Việc chuẩn bị địa điểm và tập dượt trước buổi họp báo sẽ giúp bạn nắm bắt kịp thời các vấn đề để có cách giải quyết phù hợp. Trong quá trình xem xét, một số câu hỏi quan trọng cần được ghi nhớ, bao gồm:
- Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng
- Kiểm tra hệ thống an ninh, an toàn: lắp đặt dịch vụ bảo vệ kiểm soát ra vào, kiểm tra hệ thống báo cháy, chữa cháy tòa nhà…
- Kiểm tra tài liệu và công cụ: thông cáo báo chí, video, thẻ truy cập, bảng tên, quà tặng, v.v.
- Thảo luận với MC, diễn giả: Nhấn mạnh nội dung chính, chú ý thời lượng trình bày đảm bảo thời lượng chương trình, khéo léo trả lời các câu hỏi khó hoặc giải quyết vấn đề.
- Làm việc với nhân viên sự kiện như PG, lễ tân,…
Sắp xếp ngăn nắp
Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới đó là khâu tổ chức. Và tất cả các thành viên trong ban tổ chức phải có mặt từ sớm, ít nhất 2 tiếng trước khi sự kiện bắt đầu để họp lại và kiểm tra kỹ các hạng mục, thiết bị và nội dung sự kiện. Điều này là để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra tốt đẹp và để tránh các vấn đề về tổ chức.
Kết thúc buổi họp báo, đại diện công ty nên dành thời gian để gửi lời cảm ơn đến các cơ quan truyền thông tham dự. Điều này sẽ giúp các nhà báo xây dựng mối quan hệ với công ty và đảm bảo rằng các câu chuyện về các sự kiện của công ty được viết một cách đầy đủ và “hay” hơn.
Bí quyết tổ chức họp báo thành công
Nội dung họp báo
Nội dung họp báo phải đảm bảo chính xác nhất, là nội dung quan trọng nhất, làm nổi bật thông điệp mà công ty muốn truyền tải. Nội dung không nên quá dài, lan man tránh gây nhàm chán cho khách hàng và khiến thông tin sản phẩm bị “dưới nước”.
Ngoài ra, cần chuẩn bị các tài liệu rõ ràng, đơn giản để các khách mời có mặt dễ dàng nắm bắt.
MC chương trình
MC chính là nhân tố then chốt góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Bởi MC chính là cầu nối, là người định hướng và là sợi dây kết nối của công ty với các cơ quan thông tấn, báo chí và khách mời.
Khi chọn MC dẫn chương trình họp báo cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Nói rõ ràng và chính xác với nội dung được tuyển chọn trước để đảm bảo mọi người đều nghe thấy.
- MC cũng không nên lặp lại hoặc tóm tắt quan điểm của người nói vì phần tóm tắt này có thể gây hiểu lầm và khó hiểu.
- Chàng MC có thể giảm bớt không khí căng thẳng của buổi họp báo bằng phong thái lịch thiệp và nụ cười ngọt ngào.
Tài liệu Chương trình
Thiết bị sử dụng trong chương trình quyết định sự thành công của buổi họp báo. Bởi nếu không có sự hỗ trợ của các trang thiết bị như: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED,… buổi họp báo của bạn sẽ trở nên vô vị, kém thu hút và gây được ấn tượng với khách mời.
Thiết bị họp báo phải thuê của nhà cung cấp hoặc phải lựa chọn sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty tổ chức sự kiện để đảm bảo bao quát toàn bộ, từ a đến z, ở tất cả các khâu, cũng như chất lượng nhân sự, thiết bị và ê-kíp sẽ được đảm bảo. được kiểm soát bởi ban giám đốc của công ty tổ chức sự kiện.
