Ngày nay, các sự kiện ngoài trời không còn xa lạ với mọi người. Và nó ngày càng trở nên phổ biến trên toàn quốc. Sự kiện ngoài trời mang đến không gian rộng rãi, thư thái, nhẹ nhàng với các chương trình phong phú, đa dạng. Điều này làm cho nó trở nên đặc biệt hơn so với việc bị giới hạn trong một căn phòng.
Hướng dẫn tổ chức sự kiện ngoài trời
Địa điểm và ngày diễn ra sự kiện
- Đối với chương trình diễn ra ngoài trời, bạn cần chọn địa điểm phù hợp với khán giả tham dự. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có thể là bãi biển, sân vận động, công viên, cung văn hóa, sân golf,…
- Địa điểm cần có không gian thoáng đãng, mát mẻ, thuận tiện cho việc đi lại. Ngoài ra, phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố về an ninh trật tự và có nhân sự trông coi tài sản của khách hàng.
- Việc chọn ngày tổ chức cũng cần yếu tố thời tiết thuận lợi. Bạn nên theo dõi dự báo thời tiết để tránh lên kế hoạch cho những ngày mưa, bão… mà ảnh hưởng đến sự kiện.
Các phương tiện truyền thông
- In thiệp gửi đến từng khách tham gia để đảm bảo số lượng khách tham gia chương trình. Điều này giúp sự kiện được truyền thông tốt hơn và dễ kiểm soát hơn.
- Trong sự kiện, cần bố trí một không gian dành riêng cho các phóng viên, nhà báo để đưa tin về sự kiện của bạn. Nó là một phương tiện truyền thông tương đối hiệu quả.
Thủ tục pháp lý
- Trước ngày diễn ra sự kiện cần hoàn tất các thủ tục cấp phép để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Tránh rắc rối không cần thiết.
- Chuẩn bị các chính sách bảo hiểm nếu có. Các thủ tục này, Á Châu sẽ giúp bạn thực hiện hợp đồng biểu diễn nghệ thuật, thuê địa điểm và được sự chấp thuận của chính quyền khu vực.
Thiết bị sự kiện ngoài trời
- Các sự kiện được tổ chức ngoài trời sẽ là lợi thế cho sự sáng tạo với nhiều tiết mục phong phú, đa dạng, gây ấn tượng mạnh cho người tham gia.
- Backdrop phải được in khổ lớn tên chương trình, logo, tên công ty.
- Với không gian rộng, đòi hỏi hệ thống âm thanh ánh sáng công suất lớn và đảm bảo kỹ thuật. Các thiết bị được sử dụng có thể truyền tải toàn bộ nội dung của chương trình đến các khách mời có mặt.
- Sân khấu được trang bị bạt không gian tiêu chuẩn để chống khi thời tiết xấu, hệ thống rào chắn và giàn không gian chịu lực.
Lên kịch bản sự kiện ngoài trời
- Nội dung chương trình cần được lên kế hoạch trước, tiến hành diễn tập và kiểm tra.
- Chương trình gồm các bài phát biểu của đại diện đơn vị. Khen thưởng các phòng ban, cá nhân xuất sắc, các hoạt động giao lưu trong công ty.
- Các tiết mục văn nghệ độc đáo như múa hát, trò chơi trúng thưởng, đố vui, ảo thuật… tạo không khí thân mật, vui vẻ.
- Để tạo điểm nhấn trong sự kiện cần có sự góp mặt của một số nghệ sĩ nổi tiếng. Chọn nghệ sĩ phù hợp, đảm bảo thời gian và tiết mục thực hiện theo đúng nội dung kịch bản.
- Vấn đề thực đơn trong sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đội ngũ nhân viên phục vụ tận tình và đảm bảo vệ sinh thực phẩm. Thực đơn cũng phải đa dạng và phù hợp với khẩu vị của khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên đảm bảo an ninh nơi diễn ra sự kiện ngoài trời. Công tác y tế luôn sẵn sàng nếu có bất kỳ trường hợp sức khỏe nào của khách.
Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời
- Tiếp nhận yêu cầu khách hàng
- Tư vấn nội dung, ý tưởng chương trình phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của khách hàng.
- Tư vấn, giúp khách hàng lựa chọn tiết mục, ca sĩ, MC, PG, lễ tân và các nhân viên khác phù hợp.
- Chuẩn bị, kiểm duyệt và giám sát một ngày trước sự kiện ngoài trời.
- Tổ chức sự kiện theo sự chuẩn bị và kịch bản có sẵn.
- Bằng cách hoàn thành thành công sự kiện, xác nhận thủ tục thanh lý hợp đồng.
Các câu hỏi thường gặp
Rủi ro khi tổ chức ngoài trời?
Mưa to, gió lớn và điều kiện thời tiết khắc nghiệt
Đây là rủi ro thường xuyên nhất của một sự kiện bên ngoài. Điều này có thể làm hỏng các thiết bị sân khấu như âm thanh, ánh sáng, đạo cụ, v.v.
Đối với thiết bị âm thanh, ánh sáng của chúng tôi thì đó không phải là trở ngại quá lớn, thậm chí việc căng bạt dưới trời mưa cũng có thể là điều đặc biệt tạo nên sự thú vị cho người tham gia.
Sự kiện ngoài trời luôn khó kiểm soát lượng khách ra vào. Cần lưu ý những đối tượng lợi dụng lúc hỗn loạn để đột nhập, trộm cắp, gây rối các sự kiện.
Trẻ em thích khám phá. Trong một sự kiện có nhiều người tham gia, một chút bất cẩn có thể khiến họ mất dấu. An ninh khu vực luôn có xu hướng chú ý đến vấn đề này.
Bất kỳ sự kiện ngoài trời nào cũng có xu hướng ồn ào và náo nhiệt hơn sự kiện trong nhà. Đặc biệt nếu bạn uống rượu hoặc bia. Việc này có thể ảnh hưởng đến các khu vực xung quanh và dễ dàng bị cảnh sát địa phương gọi lại.
Trên đây chỉ là một số trường hợp phổ biến thường gặp tại các sự kiện ngoài trời. Ngoài ra còn rất nhiều rủi ro tiềm ẩn khác. Nếu chúng xảy ra trong sự kiện của bạn, bạn chắc chắn sẽ phải chịu trách nhiệm. Nếu đó là một sự kiện bên ngoài, hãy chú ý đến các hợp đồng bảo hiểm của bạn.
Làm thế nào để đảm bảo an ninh hiệu quả?
Thiết lập khu vực an toàn
Vui lòng xác định ranh giới của khu vực sự kiện. Đặt một hàng rào xung quanh, bên cạnh có một vài lối thoát hiểm phòng khi có sự cố xảy ra.
Nhân viên an ninh thường xuyên kiểm tra
Camera khó có thể bao quát toàn cảnh sự kiện ngoài trời. Có một nhân viên bảo vệ là rất hữu ích. Họ biết lối thoát hiểm, bảo vệ khỏi sự cố, tìm trẻ lạc, v.v.
Lên kế hoạch cho tình huống xấu nhất
Các sự kiện ngoài trời luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro như trẻ em đi lạc, thời tiết xấu, kẻ gian đột nhập, v.v. Lập phương án dự phòng cho mọi trường hợp. Đây là điều mà Asia Events thường xuyên gặp phải và luôn có cách xử lý nhanh chóng, hiệu quả.
Đội y tế
Đội ngũ y tế là điều cần thiết, đặc biệt là đối với các sự kiện ngoài trời. Đội ngũ y tế không chỉ hỗ trợ nhanh chóng khi có sự cố xảy ra mà còn giúp khách hàng cảm thấy an toàn hơn.
