Ý tưởng là “linh hồn của sự kiện”. Lên ý tưởng là công việc quan trọng nhất trong các giai đoạn tổ chức sự kiện, nó đóng vai trò là “kim chỉ nam” để ban tổ chức triển khai sự kiện – đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan chính. Một sự kiện thành công là sự kiện có ý tưởng tốt (độc đáo, mới lạ, ấn tượng và khả thi). Để làm được điều này, các nhà tổ chức sự kiện phải tích cực nghiên cứu và hệ thống theo nhiều bước.
Một công cụ hữu ích cho mọi người lập kế hoạch sự kiện để tạo ý tưởng sự kiện là mô hình 5Ws. 5Ws là tập hợp 5 câu hỏi quan trọng, được viết bằng tiếng Anh (chữ W đầu tiên), được trả lời để thiết kế ý tưởng sự kiện như Tại sao, Ai, Khi nào, Ở đâu và Cái gì.
Why: Tại sao phải tổ chức sự kiện?
Phải có lý do thuyết phục để biện minh cho tầm quan trọng và khả năng tồn tại của sự kiện. Trả lời câu hỏi này chính là xác định loại hình sự kiện sẽ tổ chức, đó là nâng cao hiểu biết về văn hóa cộng đồng hay nâng cao hình ảnh thương hiệu của công ty/điểm đến; tăng doanh thu của công ty; thúc đẩy một chương trình cộng đồng; đánh dấu một sự kiện lịch sử, một ngày lễ lớn của đất nước hoặc địa phương; để tạo ra một sự kiện thể thao cạnh tranh, hoặc một sự kiện thể thao quần chúng; thu hút thêm du khách, tăng thời gian lưu trú và chi tiêu của du khách tại thành phố/khu vực; để tung ra một sản phẩm mới.
Làm rõ lý do của sự kiện là xác định mục đích của sự kiện. Nhiệm vụ này nên được thực hiện ngay khi bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện. Vì nó cung cấp cho người tổ chức sự kiện phương hướng mà họ cần để tiếp tục đạt được mục tiêu. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian, nguồn lực và hiệu quả.
Who: Đối tượng tham dự sự kiện
Đối tượng tham dự sự kiện sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chất của sự kiện. Bạn không thể sử dụng nhạc edm nếu khách mời tham gia sự kiện trên 80% là khách mời trên 40 tuổi, nó gây phản cảm và khó chịu trong bữa tiệc, khiến khách mời khó tập trung và về sớm. Hoặc nếu khách mời là nữ thì nên sử dụng MC, ca sĩ nam.
When: Thời gian sự kiện sẽ diễn ra
Thời gian tổ chức sự kiện giúp chúng ta xác định khả năng hoàn thành các hạng mục có trong sự kiện, từ đó biết được sự kiện sẽ tập trung vào lĩnh vực nào. Ví dụ, thời gian diễn ra sự kiện trước khi nhận brief là 3 ngày, nhưng để dàn dựng các tiết mục nghệ thuật mới thì ít nhất phải mất 10 ngày, nên trong trường hợp này cần tính toán sử dụng tiết mục của các đội múa sẵn có. phù hợp với khái niệm thay vì vũ đạo kung fu.
Hơn nữa, thời điểm diễn ra sự kiện cũng rất quan trọng đối với yếu tố tiệc tùng, ví dụ nếu diễn ra lúc 2h chiều thì sẽ áp dụng mô hình ăn nhẹ hoặc tiệc trà, còn nếu diễn ra lúc 19h thì sẽ áp dụng mô hình tiệc tùng. một bữa tiệc mặn, hoặc ít nhất là một bữa tiệc khai vị, vì không thể để khách đói, mất tập trung vào sự kiện và muốn về sớm.
Việc quyết định chọn thời gian cũng sẽ ảnh hưởng đến yếu tố khách mời, nếu bạn tổ chức sự kiện vào lúc 9h sáng ngày thường thì khả năng cao là khách mời sẽ không đi được vì bận công việc hoặc sẽ đến. trì hoãn trì hoãn chương trình. Nhưng nếu bạn tổ chức vào 19h Chủ Nhật thì khả năng khách đến sẽ cao hơn, và sẽ đến đúng giờ.
Where: Sự kiện của bạn diễn ra ở đâu?
Yếu tố bên trong hay bên ngoài? Đây là vấn đề rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến hầu hết các hạng mục chương trình, bạn không thể dùng màn hình led p3.91 trong nhà cho sự kiện ngoài trời, hay dùng gỗ mdf, vì đây đều là những hạng mục dùng trong sự kiện ngoài trời.’ sự kiện trong nhà, nếu dùng ngoài trời sẽ gây hư hỏng thiết bị nặng và ảnh hưởng lớn đến chương trình. Do đó, các hạng mục sự kiện sẽ chủ yếu được chia thành hai loại: trong nhà và ngoài trời.
Địa điểm tổ chức sự kiện có thể ảnh hưởng đến việc xây dựng thương hiệu, ví dụ như các thương hiệu cao cấp sẽ có nhu cầu tổ chức sự kiện ở khách sạn 5 sao để khẳng định đẳng cấp của mình hơn là các trung tâm tổ chức sự kiện thông thường.
What: Tất cả những điều cần phải làm cho sự kiện
Do tính chất của sự kiện nên có nhiều công ty khi tổ chức sự kiện luôn mong muốn có thể thực hiện cùng lúc nhiều hoạt động, nhưng có thể các hoạt động này sẽ không phù hợp với cùng một sự kiện. Do đó, người tổ chức sự kiện cần hiểu khách hàng muốn gì, để tư vấn loại hình sự kiện phù hợp, tối ưu nhu cầu của khách hàng.
Các loại sự kiện phổ biến:
- Tổ chức sự kiện Marketing: Lễ ra mắt sản phẩm, Lễ ra mắt thương hiệu, Lễ khai trương cửa hàng, Lễ khai trương bất động sản, Lễ động thổ, Lễ động thổ…
- Tổ chức sự kiện: Tiệc Tri Ân Doanh Nghiệp, Tiệc Sinh Nhật, Tiệc Tất Niên – Year End Party, Tiệc Khai Xuân
- Sự kiện cá nhân: Sinh nhật, tắm em bé, đám cưới, kỷ niệm ngày cưới…
- Lễ hội: Tiệc Khai mạc Tuần lễ Du lịch, Tết Trung thu, Festival Biển…
- Các sự kiện thể thao: sự kiện bóng đá, marathon, Thế vận hội…
Thiết kế ý tưởng sự kiện, tổ chức sự kiện
Tiếp theo, người tổ chức sự kiện phải xác định chủ đề của sự kiện là gì? Sự kiện bao gồm những hoạt động nào (hoạt động chính, hoạt động phụ trợ)? Những tài nguyên cần thiết để có được sự kiện? Truyền thông như thế nào để thu hút nhà tài trợ, người tham gia và du khách?……. Nó phải được phối hợp với nhu cầu và mong đợi của công chúng, phải tương thích với lý do tại sao, ai, khi nào và ở đâu của sự kiện.
- Nhấn mạnh điều này, một nhiệm vụ rất quan trọng trong giai đoạn lên ý tưởng sự kiện là khám phá các yếu tố và nguồn lực cụ thể có thể làm cho sự kiện trở nên độc đáo.
- Ý tưởng sự kiện mang tính sáng tạo, nó là những dòng suy nghĩ trong não chúng ta trừu tượng và “chớp nhoáng” nên nó phải hữu hình trên giấy. Đầu tiên, đây là một bản phác thảo ý tưởng sự kiện, được thực hiện bằng kỹ thuật sơ đồ tư duy Mindmap. Công cụ này giúp các nhà hoạch định sự kiện hiệu quả hơn và cấu trúc các ý tưởng sự kiện của họ.
Phát triển ý tưởng sự kiện thông qua thảo luận nhóm:
- Khi đã xác định được phạm vi sự kiện của mỗi cá nhân, cần phải kêu gọi trí tuệ tập thể để ý tưởng về sự kiện được thăng hoa, trong trí tưởng tượng phong phú của mỗi người, từ đó nhận được càng nhiều sự tham vấn của các bên càng tốt. các bữa tiệc. bao hàm. Để làm điều này, nên gặp từng cá nhân trước để thiết lập quan hệ và giải phóng họ khỏi vai trò của họ trong sự kiện. Quá trình này nên được coi là một cuộc thăm dò mà không đi đến kết luận chắc chắn.
- Những trở ngại đối với hiện thực – như chi phí, quy mô, khả năng thực hiện ý tưởng, nhiệm vụ quan trọng là sáng tạo và vẽ nên những giấc mơ. Do đó, chúng tôi phải đảm bảo rằng không có ý tưởng nào bị loại bỏ vì nó bị coi là quá hoang tưởng hoặc phi thực tế, mặc dù mục tiêu của chúng tôi là khám phá những ý tưởng mà mọi người đều đồng ý và ngừng bắt mọi người làm theo. Đây là nơi các kỹ năng lãnh đạo của người quản lý sự kiện phải được phát triển để khai thác các ý tưởng, tổng hợp nội dung và thương lượng các thỏa hiệp.
- Nói tóm lại, giai đoạn lên ý tưởng sự kiện được khởi xướng bởi mỗi cá nhân, tiếp đến là đội ngũ tổ chức sự kiện và các bên liên quan. Mục tiêu ở giai đoạn này là thu thập càng nhiều ý tưởng càng tốt, chưa quan tâm đến tính khả thi của ý tưởng. Vì vậy, đây là bước đòi hỏi sự thực tế của chiếc nhẫn và thời gian.
Hy vọng những chia sẻ này thực sự hữu ích với bạn!
